Carnets
J’ai un paquet de carnets remplis d’informations, la plupart suivant un ordre chronologique. En plus, je suis en possession d’une montagne de documentation numérique (pdf’s, cartes heuristiques, textes, tableaux, etc.) se trouvant à différents endroits sur mon pc et/ou dans le nuage.
Google Docs
Les carnets sont idéals pour des informations personnelles, mais il est difficile d’organiser et de partager les données qu’ils contiennent. J’ai essayé pendant tout un temps Google Docs comme alternative, mais le système est contraignant : il faut être en ligne pour organiser ses informations.
Evernote
J’ai également expérimenté Evernote pour collectionner, organiser et partager de l’info. Evernote a fait beaucoup d’adaptions à son logiciel et ses plans tarifaires. Malheureusement, ces évolutions ont rendu l’usage plus complexe et m’embrouillaient plus qu’elles ne m’aidaient.
OneNote
L’outil qui m’a vraiment rendu enthousiaste est Microsoft OneNote. Vous avez bien entendu, un logiciel de Microsoft, fourni gratuitement avec la famille Microsoft Office. Je trouve qu’il s’agit d’un très bon produit de Microsoft, sans doute parce que la logique de OneNote est proche de la mienne.
BON A SAVOIR :
Il ne faut pas nécessairement acheter les logiciels MS Office ou signer un abonnement Office365. Il est possible de télécharger et d’utiliser OneNote comme logiciel « stand-alone ». Le téléchargement est gratuit et il existe des versions pour les différentes plateformes comme Windows (bien sûr), MacOsX, iOS et Android. La combinaison de OneNote avec les autres logiciels de la famille MS Office est néanmoins source d’une valeur ajoutée considérable.
Il est possible de télécharger la version la plus récente gratuitement via: Free Download ou OneNote2016
PAGE/SECTION/NOTEBOOK
La base de OneNote est une page. Une page est un canevas que vous pouvez utiliser pour dessiner, insérer ou écrire toute sorte d’information. Vous pouvez intégrer des « Tags » sous forme de texte dans votre page, ce qui facilite la recherche considérablement.
Plusieurs pages peuvent être organisées dans une section et cette dernière fait partie d’un carnet de notes.
Il est bien évidemment possible d’avoir plusieurs carnets de notes. Il est intéressant de savoir qu’un carnet de note peut être actif ou archivé : il n’est donc pas nécessaire de synchroniser l’ensemble de vos carnets sur tous vos appareils.
TREPIED
OneNote est un outil avec trois piliers :
1) Collectionner l’information
Je collectionne mes informations dans un carnet de notes « Inbox ». Par la suite, je transfère les différentes pages dans la bonne section ou le bon carnet.
Je scinde ainsi la collection (Dr. Watson) et l’organisation (Sherlock Holmes) de l’information.
2) Organiser l’information
Vous pouvez organiser l’information d’une façon logique en utilisant des pages, sous-pages, sections, carnets et des liens entre différentes parties ou tags.
3) Partager l’information
OneNote vous permet de partager facilement l’information avec des collègues, des clients, des amis, votre partenaire et vous-même. Il vous est possible de disposer de vos informations à partir de vos différents outils (gsm, tablette, ordinateur) ou simplement via l’application web. En fonction des droits que vous accordez, les différents interlocuteurs peuvent lire, modifier et compléter les informations (peu importe s’ils sont en ligne ou non).
PARTAGE
Comme évoqué, OneNote est disponible gratuitement sur la majorité des systèmes d’exploitation. Vous pouvez organiser le partage de vos informations en passant par Sharepoint et/ou Onedrive (également disponible gratuitement).
Les personnes avec lesquelles vous partagez les informations n’ont même pas besoin d’un OneDrive.
Il est possible de travailler simultanément sur une même info, et pour éviter des problèmes, une gestion de version est intégrée directement dans le logiciel. Il est donc parfaitement possible de voir les auteurs et les moments de modification (et de faire marche-arrière si nécessaire).
POST-ORGANISATION
Les logiciels semblables ont, pour la plupart, une structure à laquelle il faut s’adapter en tant qu’utilisateur.
Un des avantages majeurs de OneNote est le fait que vous pouvez collectionner l’information avant de l’organiser. Il est donc parfaitement possible de profiter de vos expériences et des « leçons tirées » pour restructurer le contenu de vos carnets. OneNote vous offre la flexibilité pour le faire.
Ce grand avantage peut s’avérer dangereux dans le cadre d’un carnet partagé. Il est indispensable de convenir dès le départ de l’usage, de la structure et du contenu d’un carnet sur lequel vous travaillez à plusieurs.
5 FONCTIONNALITES PRATIQUES EN ONENOTE
1) Enregistrer audio et vidéo en OneNote
Vous pouvez enregistrer des bandes sonores et des vidéos directement dans une page. Si vous prenez des notes durant l’enregistrement, OneNote synchronise les deux.
Un exemple :
Vous enregistrez une conversation et prenez une note après 10 minutes. En parcourant vos notes par la suite, OneNote peut vous rediffuser l’endroit précis dans l’enregistrement durant lequel la note a été prise. Il est donc parfaitement possible de se remémorer le contexte.
2) Envoyer vos notes par mail directement à partir de OneNote
Vous pouvez envoyer vos notes directement à partir de OneNote. Vous finalisez le rapport d’une visite chez un client en revenant chez vous et transmettez l’info immédiatement par courrier électronique à toutes les parties concernées.
3) Intégrer tout type de média
Les pages dans OneNote accueillent (presque) tout type de média : photos, documents, bases de données, clip youtube, pages internet…
4) Rechercher de façon super-efficiente
OneNote a une fonction de recherche hors-pair. La recherche en temps réel ne se limite pas au texte dactylographié. Il est également possible de retrouver du texte dans des photos et des notes manuscrites.
5) Connecter OneNote avec Outlook
L’intégration entre OneNote et Outlook crée une combinaison puissante pour organiser vos petit-todo’s (actions, …) mais aussi pour gérer des projets plus importants. La combinaison est aussi un outil très efficient pour préparer vos réunions et faire/partager les pv’s de ces dernières.
Comme vous l’avez sans doute constaté, je suis très enthousiaste par rapport à OneNote et je ne suis pas le seul… C’est très marrant de voir que certaines de mes connaissances, pour la plupart des adeptes inconditionnels d’Apple, utilisent ce logiciel sur leur Mac ou leur iPad.
ACTION
Et vous, à quelle fin utilisez-vous OneNote ? Faites le moi savoir en m’envoyant un mail…
Vous voulez passer à la vitesse supérieure avec cet outil performant ? Inscrivez-vous alors encore aujourd’hui à une des prochaines sessions de “OneNote To The Rescue” ou contactez-nous pour plus d’informations au sujet de nos formations en entreprise.
