Avez-vous déjà lu le livre “GTD – S’organiser pour mieux réussir” (vendu à plus de 50.000 exemplaires en France et plus d’1,5 millions de fois dans le monde)? Vous avez peut-être même déjà acheté une application pour implémenter “Getting Things Done” ? Si oui, vous avez sans doute même testé plusieurs app’s pour améliorer votre organisation personnelle…
Dans un premier temps, vous êtes très satisfaits, mais après quelques semaines, l’enthousiasme fait place à la déception et le logiciel part du pc ou du smartphone.
Au début, vous appréciez le sentiment de contrôle procuré par vos différentes (longues) listes. L’accès au fameux “état suprême” (le fait d’avoir le sentiment d’être “maître de sa situation”) vous a néanmoins été refusé.
ERREURS
Au moment de développer sa méthodologie “Getting Things Done”, David Allen s’est surtout intéressé au mode de vie des “Road Warriors” : des personnes qui passent 200 nuits par an dans des chambres d’hôtels. Du coup, quelques fautes conceptuelles se sont glissées dans la méthodologie GTD.
A cause de ces petites fautes, il est, pour la plupart des personnes, difficile de mettre GTD en œuvre dans la durée. Gérer son temps est difficile dans GTD.
MAITRISE DES TODO’S
J’ai toujours été un grand fan de Getting Things Done et de David Allen. Ça reste le livre que j’ai offert le plus. David Allen a aussi été le déclencheur pour démarrer T.E.A.M. Management Company. La méthodologie “Master Your ToDo-List” est fortement inspirée par GTD, mais aussi par toute une série d’autres livres et concepts. Un des livres qui m’a également fortement influencé est “Do it tomorrow” de Mark Forster (en anglais).
Au fil des années, j’ai appris, en implémentant moi-même GTD (et avec mes collègues et clients), qu’une série de choses ne marchent pas ou induisent en erreur.
Faute N°1 : Certaines dénominations évoquent des images qui sont contre-productives
1) Getting Things Done
Côté marketing, “Getting Things Done” est un titre excellent, mais il vous met sur une fausse piste : votre défi n’est pas de mettre des “choses” en œuvre. Les travailleurs du savoir réussissent déjà à réaliser un tas de “choses”, sans doute même trop. Le problème est que nous réalisons trop de choses sans intérêt.
Avec “Master Your ToDo-List”, l’attention est plus orientée vers “avoir plus de succès” en “faisant moins de choses”. Vous avez besoin de créer votre semaine et votre mois de manière proactive.
2) La dénomination de certaines listes
Il y a une série de dénominations qui ne m’aident pas vraiment à saisir le contenu :
Liste d’incubation (MYT) vs. Plus tard peut-être (GTD)
Aussi bien dans une méthodologie que dans l’autre, cette liste contient les éléments qui n’ont pas encore commencé, des idées et projets futurs, etc. Seulement voilà, certains projets ne sont pas encore en cours mais vont certainement démarrer à un moment bien précis, du genre : “Plus tard, CERTAINEMENT”.
Masterlist (MYT) vs. Liste de projets (GTD)
Le terme projet évoque chez la plupart de nos participants des mots comme “Ressources”, “Project Manager”, “Milestones”, “PMBOK”, “PRINCE II”, etc. Pourtant, dans les deux systèmes, on parle de “projet” dès qu’un objectif ne peut être atteint qu’en plusieurs étapes (actions). Risque de confusion donc.
Semaine idéale (MYT) vs. Weekly Review (GTD)
Le terme “weekly review” induit qu’on se concentre uniquement sur le passé, alors qu’il sert aussi à planifier la semaine à venir. J’ai opté pour ”semaine idéale” parce que j’analyse dans un premier temps dans quelle mesure les 7 jours écoulés ont correspondu à ce que je m’étais fixé comme objectif. Dans un deuxième temps, je planifie alors ma semaine qui me semble, au moment de la concevoir, comme idéale pour mes objectifs à court et à long terme.
Faute N°2 : GTD met l’accent principal sur la gestion de votre attention/concentration
C’est une des choses les plus importantes que j’ai apprises de GTD : il est primordial pour un travailleur du savoir de gérer son attention (ou énergie mentale), mais pas uniquement. Pour réaliser une action, vous avez également besoin d’énergie physique et parfois d’argent (ou d’autres moyens).
Master Your ToDo-List sert à optimaliser son TEAM (Time Energy Attention Money) pour devenir plus effectif et plus efficient.
Faute N°3 : Getting things Done ne s’intéresse que peu aux priorités
Il n’est pas toujours possible de simplifier sa vie pour gagner du temps supplémentaire. Pour la majorité des travailleurs du savoir, il est nécessaire de statuer sur leurs priorités et de les réévaluer régulièrement.
Faute N°4 : La méthodologie ne tient pas compte de votre capacité
Le temps disponible pour vous consacrer à la réalisation de vos Todo’s est limité. Du coup, vous avez une liste de todo’s qui ne cesse de s’allonger et vous êtes forcé de faire un choix. Le problème est que notre cerveau n’aime pas faire des choix complexes (ce qui est le cas avec une longue liste) et les chances sont alors grandes que vous allez faire tout à fait autre chose. Du coup, vous vous découragez progressivement en voyant le temps avancer et votre liste de todo’s s’allonger.
Quand vous ne tenez pas compte de votre capacité, vous n’avez pas de point de référence. Dans Master Your ToDo-List, votre liste d’actions hebdomadaire est votre point de référence : vous remplissez votre liste de todo’s hebdomadaire en fonction du temps disponible.
Getting Things Done travaille avec des listes ouvertes, ce qui amène à des listes relativement longues. Dans le cadre de MYT, je vous conseille de considérer 2 des 5 listes comme “fermées” :
• La liste d’actions hebdomadaire : avant de commencer votre semaine, analysez combien de temps de travail est encore libre cette semaine. Déterminez le pourcentage de ce temps qu’il faut réserver pour du travail imprévu. Vous obtenez ainsi votre temps “libre”. Ne planifiez alors qu’un nombre de todo’s réaliste. Vous avez ainsi la possibilité de prendre les décisions sur les priorités avec le recul nécessaire (et pas à chaque fois que vous venez de terminer quelque chose, tout au long de la semaine).
• La Masterlist : si vous aussi, vous êtes rapidement enthousiaste et aimez plus démarrer des projets que les terminer, fermez votre Masterlist. Si vous voulez démarrer un nouveau projet, il faut d’abord terminer un ancien.
Faute N°5 : Dans le Weekly Review de David Allen, la liste “Later Maybe” n’est traitée que tout à la fin
Dans Master Your Todo-List, vous passez votre liste d’incubation en revue avant de distribuer la capacité disponible aux différents projets. Dans le cas où vous avez déjà affecté l’ensemble de votre capacité à vos projets en cours, il est inutile d’aller voir vos projets en attente : il n’y a plus de temps pour s’en occuper. Ceci est particulièrement embêtant si vous devez lancer un nouveau projet dans le courant de la semaine à venir.
