Vous faites aussi partie des personnes qui perdent parfois le courage en voyant l’état de leur bureau ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé, loin de là.

En tant que formateur et consultant, on a l’avantage de voir toutes sortes de bureaux dans des entreprises les plus diverses. Il y en a pour tous les goûts et toutes les couleurs : de la table grise entièrement vide jusqu’au comptoir rempli avec tant de post-it et de documents qu’il est impossible de déceler la couleur du meuble.

Une chose est certaine : le désordre sur votre bureau est du poison pour votre concentration et consomme une quantité considérable d’énergie mentale. Il est entretemps scientifiquement prouvé que le désordre est une source de stress, et ce, même pour les personnes défendant leur bazar comme source d’inspiration.

Le problème est le suivant : pendant que vous tentez de vous concentrer sur une tâche importante, les différentes choses dans votre champ de vision attirent votre attention. Vous faites du “Multitasking” sans le vouloir.

Si vous voulez donc rentabiliser au maximum vos ressources limitées, ranger et maintenir l’ordre sur votre espace de travail est une stratégie précieuse pour le moyen et le long terme. Voici nos…

Neuf astuces pour mettre de l’ordre sur votre bureau

Astuce 1 : Prévoyez du temps pour le projet “Bureau Efficient”

Transformer un grand bazar en un milieu serein, efficient et propice à la productivité demande un certain temps. Inscrivez ce projet sur votre Masterlist et fixez une deadline proche. Si vous rangez “un peu par-ci, un peu par-là”, l’espace dégagé est réduit et d’autant plus menacé d’être à nouveau occupé dans le courant du projet.  Mettez la/les première(s) action(s) sur votre liste d’actions hebdomadaire. Pour ne pas devoir bloquer une journée complète (voire plusieurs), réfléchissez à…

Astuce 2 : Divisez le projet en plusieurs phases

Il peut être très intéressant de diviser votre projet en trois phases distinctes :

1. Mettre de l’ordre et rassembler les différents éléments qui se trouvent sur votre bureau
2. Trier/Décider de la destination des éléments trouvés : poubelle, archives, liste de todo’s (télécharger le schéma MYT ici).
3. Mettre en place un système pour garder l’ordre généré et prévoir l’entretien du système (un peu comme “une semaine idéale” pour votre bureau)

L’avantage de travailler en plusieurs phases est de faire appel de façon ciblée à Sherlock Holmes et Dr. Watson. La première partie des travaux peut, par exemple, être envisagée pour le fameux “vendredi après-midi après un lunch avec les collègues”…

Astuce 3 : Less is more

Soyez TRES sélectif avec les outils qui méritent une place sur votre bureau, comme :

• Le clavier, la souris et l’écran d’ordinateur ;
• Le téléphone ;
• Un bloc-notes et un crayon ;
• Eventuellement une lampe.

Analysez au cas par cas s’il est nécessaire d’y rajouter : agrafeuse, perforatrice, calculatrice, cachets, papier collant, etc. Dans la plupart des cas, ces outils sont suffisamment proches quand ils sont conservés dans un tiroir à proximité.

A ce propos : les souris infrarouge et laser n’ont (à quelques exceptions près) pas besoin d’un tapis.

Astuce 4 : Dotez-vous d’un système pour votre information

La documentation relative à vos projets peut se trouver à trois endroits dans votre bureau :

1. La boite de réception physique
   Il s’agit d’une boite de rassemblement. Idéalement, elle est située en dehors de votre vue, loin de votre attention (tout comme votre inbox dans outlook). C’est l’endroit pour collectionner des nouvelles informations et des todo’s potentiels.
2. Les dossiers suspendus
   L’idée est d’incliner vos tas de papier à 90°. Elle vient DU gourou allemand du rangement : Werner Tiki Küstenmacher. Le tas de papier démotivant et inesthétique sur votre bureau se retrouve dans un tiroir. Ceci dégage non seulement la vue mais aussi votre esprit, et permet également de classifier et retrouver rapidement les informations relatives à vos projets en cours. Il est par exemple possible de créer un dossier suspendu par responsabilité (regroupant les documents des petits projets y afférents) et par projet important en cours. Il suffit alors de sortir le dossier quand on travaille sur le projet en question.
3. Les classeurs
   Les classeurs servent à l’archivage sur du moyen et long terme. Du coup, ils ne doivent pas être situés en proximité directe du bureau. Ils sont aussi la destination des documents plus anciens dans le cas où un dossier suspendu est rempli à plus de 3/4 de sa capacité.

Astuce 5 : Numérisez (une partie) de votre information

Il est parfaitement possible de mettre le principe de l’Astuce 4 en pratique dans un environnement numérique.

Des informations numérisées :
– ne prennent plus de place physique
– se retrouvent facilement grâce aux systèmes de recherche
– peuvent être également disponibles en dehors de votre bureau
– sont plus faciles à transporter
– sont très flexibles dans leur (re)classement

La numérisation est devenue très facile grâce à des applications comme Microsoft Office Lens ou Scanner Pro. Transformer des documents physiques en fichiers est un véritable jeu d’enfants.

N’oublions pas : il est toujours possible d’opter pour un système hybride.

Vous trouvez plus d’informations au sujet de la numérisation de l’information ici.

Astuce 6 : Evitez les sous-mains en papier

Le problème des sous-mains en papier est double :
– vous avez une série d’informations dans votre champ de vision qui ne méritent pas votre attention
– on les utilise facilement comme “lieu de collecte”, mais ils sont peu fiables parce que rarement renouvelés

Astuce 7 : Ne vous limitez pas au bureau proprement dit

Il n’y a pas que le brol sur votre bureau qui attire votre attention. Il en est de même pour les affiches, cartes, photos, diagrammes etc. dans l’espace derrière votre bureau. Programmez également un tri dans les éléments affichés et privilégiez une exposition en dehors de votre champ de vision directe, comme sur le côté. L’idée est de bannir de votre champ de vision tout ce qui n’a pas un lien direct avec la tâche que vous êtes en train d’effectuer.

Astuce 8 : Adoptez l’attitude “Clean Desk”

En quittant votre bureau en fin de journée (ou du moins en fin de semaine), assurez-vous que plus rien ne se trouve sur le plan de travail. Votre moral ne reçoit alors pas déjà un premier en coup en arrivant au bureau le (lundi) matin.

Astuce 9 : Les M&M’s bruns

Tout comme pour le système Master Your ToDo-List, il est important de vous doter d’un système d’alerte.

Vous trouvez plus d’infos à ce sujet dans un autre article sur notre blog.

ACTION

Commencez par l’astuce 1… 😉

Et faites-nous savoir par commentaire si vous avez d’autres astuces…

Si vous voulez vous familiariser avec Microsoft OneNote et apprendre à vous en servir pour gérer votre information sans encombrer votre bureau, n’hésitez pas à vous inscrire à notre formation OneNote To The Rescue.