Papier – bénédiction ou malédiction?

Vous avez aussi parfois le sentiment que le papier est aussi bien une bénédiction qu’une malédiction ? C’est une bénédiction parce que vous avez la possibilité de partir d’une page blanche, au sens propre comme au figuré. J’aime écrire sur du papier parce que cela m’offre un point de départ et m’aide à réfléchir. Le papier est aussi un moyen simple et efficace pour retenir vos promesses et vider ainsi votre tête. En plus, quoi de plus satisfaisant que de barrer quelque chose sur votre liste de todo’s ou de jeter des feuilles parce que vous venez de terminer un projet… D’un autre côté, l’utilisation du papier fait surgir une série de questions pratiques :

Où classer/stocker tout le papier pour le retrouver rapidement en cas de besoin ?
Comment éviter que des tas de feuilles monopolisent votre attention ?
Comment recopier vos idées et todo’s notés sur vos différentes listes sans que cela prenne des heures ?
Comment corriger et compléter des notes sans que cela devienne illisible ?

Il m’arrive régulièrement d’avoir besoin d’une information mais qu’elle ne soit physiquement pas disponible (au bureau quand je suis à la maison, à la maison quand je suis au magasin, chez mon collègue quand je suis chez un client, etc.).e en main une seule fois » n’est pas réaliste.

Une vie sans papier

J’ai déjà essayé à plusieurs reprises de me passer au maximum du papier. Vous avez bien lu : jusqu’à présent, je n’ai pas encore vraiment réussi à le faire.
J’ai donc entrepris une prochaine tentative : en quête de la flexibilité et de la simplicité du papier combiné avec la disponibilité et les possibilités de recherche du digital.

Le tas de papier sous contrôle

Pour reprendre à zéro, je me suis demandé ce qui a coincé dans le passé. En y réfléchissant, je me suis rendu compte que j’ai commis plusieurs erreurs, surtout au niveau du « Quoi ? » et du « Comment ? ».

Erreur Numéro 1 :

J’ai cherché après des outils mais je n’avais pas un bon processus.

Erreur Numéro 2 :

Je me suis fait piéger par le « tout ou rien ».
De surcroit, il me manquait une solution mobile pour scanner.

Tout ou rien

J’ai du mal à me débarrasser de la devise « Tout ou rien » : soit je le fais parfaitement, soit je ne le fais pas. Je me suis rendu compte qu’il était important de se débarrasser de ce schéma, parce qu’en visant la perfection, je ne passe souvent même pas à l’action.

Le nouveau projet « sans papier » sur ma Masterlist ne s’y trouve pas dans l’intention de supprimer immédiatement tout le papier qui m’entoure. Il s’agit d’un projet évolutif et non perfectionniste : destination 90% digital avant la fin du mois. Mon comptable est encore un peu réticent de recevoir l’ensemble des justificatifs sous format électronique… Il préfère le papier.

POURQUOI ?

La question est : « Pourquoi voulez-vous passer de l’analogue vers le digital ? Pourquoi passer d’un carnet en papier vers un carnet virtuel ? »

Sept bonnes raisons pour passer au digital :

Vos documents numériques sont presque partout disponibles. Il est facile d’avoir les informations nécessaires sans se promener avec un sac à dos rempli de plusieurs kilos de papier.
Travailler sans papier vous permet de générer du temps supplémentaire : vous avez toujours autant de recherches à faire qu’avant, mais ces dernières vont beaucoup plus rapidement avec l’ordinateur.
Il y a moins d’espace physique nécessaire pour la conservation de vos infos.
Les notes numériques épargnent une partie de désordre physique. J’ai du mal avec le désordre physique parce qu’il consomme mon énergie mentale.
Il parait que moins de papier serait bien pour la nature (Mieux pour la forêt). J’utilise « serait » parce que je n’en sais rien.
Dans un environnement numérique, il est plus facile de faire des copies et d’arranger des sauvegardes. Je ne suis par contre pas convaincu que les données soient aussi plus facilement sécurisées depuis que j’ai lu de le livre Future Crimes de Marc Goodman.
OCR : Optical Character Recognition. La reconnaissance des caractères est devenue de plus en plus performante. La plupart des outils intègrent également des documents scannés, voire manuscrits, dans leurs recherches.

QUOI ?

Collectionner

Vous êtes en déplacement et recevez une promesse de la part de quelqu’un ? C’est un todo pour votre liste « En attente » et il est donc nécessaire de l’enregistrer. Comment collectionner de façon digitale ?

En déplacement

La plupart du temps, je me déplace avec mon smartphone. J’utilise alors deux applications :

Captio : Pour les idées et les todo’s. Ces éléments sont alors assignés via des règles en Outlook à une de mes listes.

Office Lens : Office Lens est une application gratuite de Microsoft avec laquelle je peux transmettre des documents ou des photos de tableaux blancs directement vers OneNote. Pour des documents comportant plus de pages, j’utilise Scanner Pro

Sur mon PC

Si je travaille sur mon PC, j’utilise mon journal dans Microsoft OneNote.

Gérer mes listes/Traiter mes todo’s

OneNote est devenu mon nouvel espace de collection et de traitement. Il remplace mon carnet Extratijd.

Scanner

Je ne vais pas commencer à scanner maintenant tous mes documents, mes informations etc. parce que c’est beaucoup trop de travail. J’ai fait une série de cartons avec les documents que je veux/dois garder et ceux-ci partent au grenier. Je n’utilise mon scanner uniquement que quand j’ai une grande quantité de documents à scanner. Pour le reste, les applications iPhone/iPad me suffisent.

Backup

Vous avez besoin d’un backup ? Les sauvegardes du type « Backup » sont comme des assurances : on en a pas besoin jusqu’au moment où il est trop tard. Personnellement, je travaille avec une combinaison de Dropbox et OneDrive.

« COMMENT ? » – Les outils

Mon smartphone

J’utilise mon smartphone pour numériser mes documents et pour rassembler mes idées et promesses. Je l’utilise aussi pour consulter une sélection de documents en déplacement.

Mon ordinateur

Je travaille depuis quelques mois avec un Surface Pro 3. J’ai fait un switch d’un environnement purement Apple vers une combinaison Microsoft/Apple. Surface m’offre la possibilité d’utiliser un stylo digital comparable au stylo classique.

Scanner

C’est un Scansnap 1100 qui assure mes devoirs de numérisation volumineux. Je ne l’utilise pas souvent parce que 99% de mes besoins de numérisation sont couverts par mon iPhone/iPad.

« COMMENT ? » – La démarche

Je note quand et pourquoi je fais des notes sur papier. (Cette note est bien évidemment rédigée dans un carnet numérique).

La partie la plus importante est l’ensemble de mes carnets de note. J’ai mis du temps à créer une structure dans OneNote, mais maintenant elle existe et elle est bien flexible.

Je lis la majorité de mes livres en version numérique ou je les écoute via des livres audios. Je n’achète plus que les livres qui me plaisent le plus sur papier (c’est bien évidemment aussi très utile si on veut les faire dédicacer par l’auteur).

ACTION :

Quelles sont vos raisons de diminuer l’utilisation du papier au bénéfice du numérique ? Quels sont les obstacles rencontrés ? Faites-le moi savoir dans les commentaires !