OHIO : Only Handle It Once
Un des grands mythes dans le domaine de la gestion du temps est : ne prendre les choses qu’une seule fois en main. Ce conseil est fort limité car si vous ne pouvez vous consacrer qu’à une seule chose à la fois, vous ne pouvez pas vous en occuper d’une traite. Un architecte ne pourrait que construire une maison à la fois. Peu réaliste.
Multiprojecting
En tant que travailleur intellectuel, vous êtes obligé de travailler sur plusieurs projets à la fois.
Scott Belsky partage dans son livre « Making Ideas Happen » un beau constat : chaque objectif nécessitant plus d’une action est considéré comme un projet. Votre Masterlist comportera donc autant de grands que de petits projets.
Selon David Allen, le professionnel moyen est simultanément occupé avec 40 à 130 projets. Une preuve que « le prendre en main une seule fois » n’est pas réaliste.
Ne jamais prendre en main
Vous pouvez coller sur votre boite aux lettres un autocollant « OUI à la presse gratuite/NON aux publicités ». Vous devez ainsi visionner/trier/gérer/recycler beaucoup moins de papiers.
Vous pouvez installer de meilleurs filtres sur votre mailbox. La nouvelle newsletter s’ajoute automatiquement dans le dossier « à lire ». Vous ne devez même plus vous amusez à tirer le mail d’un dossier vers un autre. Mais plus que le lire.
Certaines choses peuvent même être entièrement gérées par votre assistant, sans que vous ne deviez même y faire quoi que ce soit.
Inbox process = vider l’inbox
INBOX ZERO est une expression de buzz sur le web. C’est en effet une condition pour pouvoir s’occuper des vraies priorités. Tout l’entrant doit passer une fois par vos mains (ou plutôt sous vos yeux). Si vous n’avez pas vu l’ensemble des éléments, vous n’êtes pas sûr qu’il n’y ait pas encore une priorité dans le restant.
Pour vider votre mailbox, la règle de « toucher tout une seule fois » est d’application. Vous n’allez quand même pas lire un mail à 8 reprises et le remettre à chaque fois en « non lu ».
Une série de questions vous aide à limiter le traitement des éléments entrants à une seule fois pour l’orienter à la bonne destination.
Tout doit passer une fois par Le schéma MYT. Chaque question n’a que deux issues : oui et non.
DEPART : Voulez-vous un jour faire quelque chose avec cet élément ?
NON : Alors effacez l’élément ou archivez-le (pour les éléments d’information qui pourraient vous être utiles un jour). C’est un des seuls endroits dans le schéma ou l’élément est immédiatement terminé. OHIO.
OUI -> Voulez-vous faire cette semaine quelque chose avec cet élément ?
NON : Mettez l’élément alors sur votre LISTE D’INCUBATION. Vous n’avez cette semaine pas le temps, pas l’énergie ou d’autres ressources nécessaires pour démarrer des actions pour ce projet. Ou alors il n’est pas encore suffisamment clair pour être traduit en actions concrètes. Cela implique que la décision que vous venez de prendre sera réévaluée à un moment ultérieur.
OUI -> S’agit-il d’une action unique ?
NON : Il y a plus d’une action à mettre en place avant que l’élément soit terminé. Mettez-le alors sur votre MASTERLIST. Déterminez quand l’élément est entièrement clôturé. Il n’est pas question d’une échéance, mais bien du moment où vous pourrez dire que l’élément ne nécessite plus d’actions supplémentaires. Notez cette information complémentaire à côté de l’élément dans votre MASTERLIST.
Quelle est la prochaine action que vous allez entreprendre pour faire avancer l’élément ? Vous y êtes ? Passez alors au OUI.
OUI -> La prochaine action nécessite-t-elle plus de deux minutes ?
NON : Exécutez-la alors tout de suite. Cela vous prendra plus de temps de gérer cette action dans une liste que de l’exécuter directement.
OUI -> Etes-vous la personne la plus qualifiée pour cette action ?
NON : Déléguez-la alors. Dès que vous avez délégué l’action, faites-en un élément sur votre liste EN ATTENTE. « Déléguer » est à interpréter de manière très large : un client qui doit encore prendre une décision se transforme aussi à un « EN ATTENTE ».
OUI -> Est-ce que la prochaine action doit être entreprise à un moment bien précis ?
NON : Alors mettez-la sur la LISTE D’ACTIONS hebdomadaire.
OUI -> Ajoutez la prochaine action dans votre calendrier/agenda.
Retournez maintenant au départ et démarrez avec le prochain élément. Prenez-le et passez-le par le schéma. Recommencez la procédure aussi longtemps que vos lieux de collecte ne sont pas entièrement vides.
