Voel jij ook de angst wanneer je ‘s morgens je inbox open maakt? Het gevoel opnieuw overspoeld te worden en niet weten hoe de overvloed tegen te houden. De tig mails die je aandacht eisen en waar jij beslissingen dient over te nemen.

Het splitsen van wat belangrijk en niet belangrijk is, vergt een pak mentale energie.Geen wonder dat je inbox op nul zetten niet onze favoriete dagelijkse bezigheid is.

Automatisch process

Uitbesteden is  een hulpmiddel om Extra Tijd te bekomen. De meeste leidinggevenden zijn in de wolken met hun persoonlijke assistent(e). Deze persoon neemt hen werk uit handen. Werk wat ze wel kunnen, maar waarvoor hun tijd te waardevol is.  Op die manier kan de leidinggevende zich focussen op waarde toevoegen. Ook het screenen van hun e-mail wordt vaak uit handen gegeven.

Het installeren van een persoonlijke assistent hoeft niet zo duur te zijn. En je hoeft er al helemaal geen toestemming voor te vragen.  Zeker niet wanneer je je mailprogramma voor jou laat werken als persoonlijke assistente.

Filture failure

Het aantal mails die de meesten krijgen is niet het moeilijkste punt. Er is altijd al te veel informatie geweest. Ik las onlangs een boek uit 1969 met een hoofdstuk over information overload.

Het probleem is dat de filters die we gebruiken niet goed afgestemd op onze situatie. Of dat er geen helemaal geen filters zijn.

Email assistent

In je inbox komt zowel informatie, documentatie, opdrachten, waarschuwingen en alle andere zaken welke je digitaal kan ontvangen.

Beschouw je inbox als input welke nog door een beslissingsproces dient te gaan. Alle e-mails moet je vast te nemen en de nodige beslissingen over te nemen. Gebruik daarvoor het beslissingsschema uit de mythe van Ohio.

Organiseer het resultaat van je beslissingsproces. 

Een deel van je e-mails is informatie welke je alleen dient te lezen. De nieuwsbrieven waar je op geabonneerd bent is van deze aard.

Maak een folder voor nieuwsbrieven die je niet weer wil ontvangen. Op een bepaald moment was deze informatie relevant, nu is dat niet meer zo. Eenmaal per week schrijf je uit deze nieuwsbrieven uit.

Schaf je een Rss-reader aan. In je Rss-reader komen de blogpost van de website waarvoor je je abonneert. De Rss-reader is een alternatief voor nieuwsbrieven.  Je schrijft je natuurlijk uit voor de nieuwsbrief van deze sites.  Je ontvangt die informatie op een andere plaats dan in je inbox.

Maak een emailadres aan via gmail. Gebruik dit e-mailadres om je in te schrijven voor nieuwsbrieven waarvoor je de Rss-reader niet kan gebruiken. Laat Gmail al deze mails naar je forwarden. Dat maakt het makkelijk om een filterregel te maken.  Al de mails die op je gmail-lees adres toekomen gaan allemaal rechtstreeks naar je leesfolder. De enige actie die je nog zelf dient te doen is lezen.

Bepaal wat de halveringstijd van informatie is in je inbox. Na drie weken hebben de meeste e-mails hun relevantie verloren. Haal alles wat ouder is dan drie weken is uit je inbox. Zet deze mails in een archief wanneer je ze nog wilt deleten.

Maak een folder aan die je minder belangrijke emails noemt. Laat je email progrmma alles wat onbelangrijk is naar deze folder afleiden. In outlook kan dit door alle emails naar folder te sluizen behalve de e-mails die belangrijk zijn.

Bekijk welke e-mails wel belangrijk zijn en voeg die toe aan de uitzondering van de vorige regel.

• Direct naar jou gestuurd
• Gestuurd naar bepaalde mensen of groepen
• Gestuurd door bepaalde mensen

Zoek uit hoe je e-mail programma kan automatiseren om potentieel belangrijk van niet belangrijk te splitsen. Kijk ook na of je op voorhand kan detecteren of de actie die je gaat doen al gekend is.

• Enkel archiveren van documentatie
• Goedkeuren van verlof
• ….

Vraag aan afzenders om sommige zaken niet meer door te sturen. Je vindt informatie, inspiratie en plezier in het filmpje van Weird Al Jankovic.

Gebruik het onderstaand  schema om filters te maken en je eigen persoonlijke mailbox assistente te maken.