Weet je nog wat je motivatie was om ExtraTijd te willen? Waarom lees je elke week de tips die in je inbox landen? Wat wil je bereiken door effectiever te worden?
Groter potentieel
Stel je voor dat je potentieel kan vergroten. Dat je echt uit die verdomde vicieuze cirkel van reactief werk geraakt
Kun je je inbeelden dat je op het einde van de week zegt : “Ik heb bereikt wat ik wou bereiken en volgende week zal het nog beter zijn”. En dat je daarna een goed glas drinkt of een lekkere koffie met een taartje eet om dat te vieren. King of queen of your world zou je je dan voelen.
Gevuld vacuüm
In de natuur wordt een vacuüm altijd opgevuld. Een lege ruimte wordt altijd gevuld. Negenennegentig percent van de mensen starten hun week zonder plan. En dan wordt hun week, hun vacuüm opgevuld door allerlei zaken die anderen op hun bord leggen. Ze raken in de vicieuze cirkel van reactief werk.
Tegelijkertijd hebben ze geen manier om hun week te evalueren. En nog minder hebben ze een manier om het volgende week beter te doen. Wanneer het wat rustiger wordt, komt dat allemaal in orde. Zeggen ze dan.
I Said that before, in the past – Jeff Waters- Road To Ruin
Wekelijks Feedback en Feedforward moment
Script je week. Bepaal wat je volgende week gaat doen. Vul zelf het vacuüm in je kalender. Niet door alles in je kalender te schrijven, je hebt ook nog wat lucht nodig om met de wisselende omstandigheden om te gaan. Er komen ook wat zaken te staan op je actielijst voor de komende week.
Gebruik daarvoor het Weekly Feedback en Feedforward moment. (WFF) a.k.a De Ideale Week
Feedback gaat over het verleden. En hoe je daar iets kan van leren. Hoe completer je lijsten hoe beter je feedback. De spiegel (= je lijsten) waar je inkijkt is completer. En een completere spiegel geeft je betere feedback.
Feedforward gaat over de toekomst. In het geval van het wekelijkse feedforward moment betreft het de komende week. Wat ga je met het inzicht van vorige week de volgende week beter doen.
Misschien zeg je wel WTF.
Realiseer je dat de eerste doelstelling van de WFF ‘gerust zijn’ is dat je met het juiste bezig bent tijdens je volgende week. Wat de juiste dingen ook voor je mogen zijn.
De tweede doelstelling is je productiviteit fixen of verbeteren tot het moment dat je tevreden bent over je productiviteit.
De omstandigheden, waar en wanneer je de WFF doet is een onderdeel van een ander artikel.
Elk onderdeel van de WFF heeft te maken met feedback (FB) en feedforward (FF).
1. Maak je verzamelplaatsen leeg
Je fysieke verzamelplaatsen
Je hoofd
FB: Hoe komt het dat ze niet leeg zijn? Heb je meer process tijd nodig gedurende de week?
FF: Hoe ga je ‘verzamelen’ anders doen de volgende week?
2. Process de stukken uit 1
Zie Ohio.
3. Actielijst van de week
FB: Wat is op je actielijst blijven staan? Wat kan je daar van leren? Moet je die actie successvoller maken? Heb je de nodige tijd verkeerd ingeschat? Is er meer dringende ad-hoc op je bord komen te liggen?
FF : Maak de lijst helemaal leeg. Tabula Rasa. Delete zaken die volgende week niet gaat doen, verplaats alle andere reminders naar je incubatielijst.
4. Kalender
FB: Wat staat nog in je kalender dat toekomstige acties triggert? Process die acties.
FF: Wat is je capaciteit voor de komende week? Hoeveel eenheden tijd heb je volgende week die je kan gebruiken? Staan er items op je kalender voor volgende periode die acties triggeren?
5. Wachten Op
FB : Wat heb je gekregen?
FF : Wie ga je porren de komende week die nog op je wachten op staat?
6. Incubatielijst – Bekijk de relevante incubatielijst
FB : Wat ga je deleten van je incubatielijst? Wat kan dit je leren?
FF : Wat verhuist van je incubatielijst naar je actielijst van de komende week of naar je masterlijst?
7. Masterlijst
FB: Wat is afgewerkt? Welke zaken dien je up te daten? Dien je nog bepaalde taak- of projectplannen up te daten?
FF: Welke projecten geef je acties de komende week? Welke taken, projecten of subprojecten dienen deze week klaar te zijn?
8. Actielijst
FF: Heb je genoeg capaciteit deze week om al wat je op je actielijst gezet hebt te doen?
9. Feedback en Feedforward op de WFF
FB : Wat was ok? Wat leert je dit? Welke omstandigheden had je?
FF : Wat doe je volgende week anders? Heb je daarvoor een reminder? Heb je je wff-checklist aangepast?
