Projectitis

Word jij ook zo overspoeld door al je projecten en taken? Het lijkt alsof je  niks meer afgewerkt krijgt. Heb je ook het gevoel dat je een projectmanager aan het worden bent?  En dat was nu net niet de job die je voor ogen had.

Die nieuwe website staat al een tijdje op je lijst. Er zit echter geen beweging meer in. En het is niet dat je op informatie of een beslissing van iemand anders wacht.

Er zijn prettigere momenten, nee?

Flow

Zou het niet magisch zijn als je projecten/taken week na week vooruitgang kennen? Zelfs wanneer die projecten complexer zijn.

Niet alle projecten zijn gelijk

Als kleuter heb je waarschijnlijk ook geleerd “Je moet iedereen gelijk behandelen”. Een nobel streven op het eerste zicht. Maar zo onrechtvaardig voor degene die meer nodig heeft. En frustrerend voor zij die met minder vooruit kunnen.

De alles en iedereen is “gelijk mentaliteit” werkt niet. Integendeel, die mentaliteit werkt tegen.

Projecten mix

Scott Belsky zegt dat bijna alles wat je doet een project is. Behalve de enkelvoudige acties.

Een klant of collega liet je een voicemail met de vraag om terug te bellen. Geen project of taak, wel één actie. Indien je nu niet kan bellen, gaat dit op je actielijst. Na het bellen is het mogelijk dat er een extra item op je Masterlijst komt, maar nu is dat een enkelvoudige actie.

Kijk naar je Masterlijst, de verzameling van je actieve taken/projecten. Tel het aantal projecten en taken. Je bent duidelijk een project/takenmanager. Scarry, right?

Definieer voor elk project of taak op je Masterlijst een volgende success-actie.

Al je projecten en taken zijn niet gelijk. Dat geldt voor een aantal zaken (prioriteit, belang,…) en ook voor hun aard.

Overloop je Masterlijst en plaats elk item in de volgende kwadranten: Eenvoudig – Complex, Klein – Groot.

IV Eenvoudig – Klein

Projecten van deze aard hebben weinig extra organisatie nodig.
Bepaal je volgende success-actie. Zet deze op je actielijst wanneer je die actie niet onmiddellijk kan uitvoeren.

De taak (je noemt dit item waarschijnlijk geen project) hoort als reminder op je Masterlijst. Je Masterlijst is je veiligheidsnet.

In je wekelijks feedback/feedforward moment zal je een aantal van deze taken als afgewerkt kunnen markeren, wanneer je hun laatste success-actie deed.

III Eenvoudig – Groot

Projecten van deze aard hebben een grote follow through nodig. Ze  zijn zelden snel af te werken.

Je Masterlijst is dan je redmiddel om dit project op gang te houden. Elke week stug success-acties doen brengen deze projecten naar de finishlijn.

Maak je een checklist wanneer je een gelijksoortig project al driemaal deed.

I Complex – Klein

Deze taken zijn energievreters indien je dat toelaat. Ze zijn niet makkelijk af te werken.

De reden is dat het moeilijk is om die volgende success-actie te bepalen. Je hebt te weinig kennis, expertise om deze success-actie te definiëren.

Zorg voor een hulplijn bij deze taken. Google je een weg naar een mogelijke success-actie of bel iemand die deze expertise heeft.

Complexe taken worden eenvoudige taken wanneer de bottleneck gedefinieerd is.

II Complex – Groot

Het aantal van deze aard van je projecten kan niet exuberant groot zijn.

Deze soort projecten hebben projectmanagement nodig. Er zijn veel betrokken partijen, veel afhankelijkheden. Dat dien je te managen te worden. Of te laten managen.

Maar op het einde van de week dien je nog steeds de success-stap te definiëren om dat complexe project naar de finish te brengen.

In één van de volgende artikel, krijg je meer info over hoe je deze complexe projecten kan managen.
Zorg voor een gesloten Masterlijst. Dat betekent dat er slechts nieuwe projecten en taken bijkomen wanneer er andere afgewerkt zijn of op hold gezet worden. Steeds extra taken of projecten op je masterlijst zetten, zorgt er niet voor dat je zaken afgewerkt krijgt. Integendeel de doorlooptijd van al je taken en projecten wordt groter.