Vrijheid.

We willen het allemaal.

Heb jij graag grenzen die bepalen wat kan en wat niet kan?

Nee! Ik ook niet en toch heb ik ze nodig.

Gelukkig weet ik dat nu.

Bij het verzamelen en organiseren van je informatie is het niet anders.

Vrijheid vs structuur

Je wil graag vrijheid maar je hebt ook structuur nodig.

Wanneer je een tool gebruikt die geen ‘opgelegde’ structuur heeft, dan heb jij een goed proces nodig. Je proces is de structuur die jij volgt.

Outlook geeft je veel vrijheid, maar om je inbox niet te laten verzanden in chaos heb jezelf een goed proces nodig (dat je toepast).  Anders wordt je inbox een verzameling van alles en nog wat waardoor je veel te veel moet nadenken en beslissen. Nadenken en beslissen kost je mentale energie. Met je mentale energie wil je op een zuinige manier omgaan. Je hebt tijd nodig om je mentale energie opnieuw op te laden.

Digitale kast

Met de fantastische tool OneNote is het ook zo.

Ik ben fan van OneNote omdat deze gratis tool me geen structuur oplegt. Alleen ik moet wel een structuur hebben en af en toe onderhoud doen om geen chaos te creëren in OneNote.

Vroeger had in mijn kantoor een kast met allemaal binders (ringmappen – classeurs – hoe noem je dat feitelijk). Op die manier documenteerde ik mijn lopende projecten en organiseerde ik het papieren gedeelte van mijn informatie.

Het OneNote-programma is ondertussen mijn digitale kast geworden.

Het is naast mindmanager het enige programma dat ik dagelijks gebruik. Zelfs op de dagen dat ik geen acties voor de zaak doe. Ik kan mijn digitale kast op al mijn toestellen consulteren.

Ongekend is ongeliefd

OneNote wordt steeds door meer en meer kenniswerkers ontdekt. Het programma bestaat ondertussen meer dan tien jaar en is zelfs gratis.
In de meeste bedrijven die de officesuite van Microsoft op hun pc hebben is deze (virtuele) digitale kast geïnstalleerd.
Zoals de meeste programma’s van Microsoft heeft OneNote ook last van “feature creep”. Er zijn zoveel mogelijkheden waardoor het programma overweldigend is. Zoals de afstandsbediening van je televisie welke dertig knopjes heeft, welke je niet waarvoor ze kunnen gebruikt worden.

De mogelijkheden in OneNote zijn onbeperkt. Van recepten, boeksamenvattingen, research voor je nieuwe tot zelfs vergadernotulen. Het kan allemaal in OneNote georganiseerd worden.

Klein starten

Dat maakt het makkelijk om klein te beginnen. Je kiest één domein waarmee je wil starten.

OneNote heeft een aantal features waar ik meer dan tevreden over ben.

1. Organiseren van je informatie

OneNote is het programma dat je helpt om je informatie makkelijk te organiseren.

Er zijn vier grote elementen die het mogelijk maken om je informatie te beheren en je structuur aan te passen aan je nieuwe inzichten.

1. Pagina’s en Subpagina’s

Het basiselement is een pagina. Een pagina is een blad zonder einde waarin je informatie kan plakken of typen.

Onder elke pagina kan subpagina’s plakken en onder een subpagina kan je sub-subpagina maken. Pagina en subpagina geven je de mogelijkheid om een structuur te maken.

2. Bullets, nummers, tags en checkboxen

Binnen een pagina heb je bovenstaande features om je informatie verder te organiseren.

Tags zijn een soort post-it die je plakt op je informatie. Waardoor je over je pagina’s heen OneNote kan laten zoeken naar alle tags. Het is een manier om een soort-meta data aan je informatie te geven waardoor het vinden achter makkelijker gaat.

3. Sectie en Sectie groep

Pagina’s worden samengebracht in een sectie. Vergelijk het met de separator in je binder. Die gekleurde tabbladen die je als tussenschot gebruikte.

Je kan pagina’s naar een andere sectie kopiëren of verplaatsen.

Secties en sectie groepen zijn een andere manier waarop je organisatie kan aanbrengen in je notebook.

Ik maak meestal een sectiegroep wanneer het aantal secties niet meer op een scherm past. Op die manier probeer ik het overzicht beheersbaar te houden.

4. Notebooks

Notebooks zijn de binders in je digitale kast.

In Notebooks zitten secties, groepsectie’s, pagina’s en subpagina’s.

Redenen om aparte Notebooks te maken.

1. Ik maak nieuwe notebook wanneer ik iets wil delen. Je kan notebooks delen met anderen.
2. Een andere reden om een nieuwe notebook te maken in je virtuele kast is om de logica en het overzicht op mekaar af te stemmen.

5. Interne en externe links in je pagina’s

In een pagina kan je een Url leggen naar een andere pagina zowel in dezelfde notebook als naar andere notebooks.

Het is niet alleen mogelijk binnen OneNote maar ook links buiten OneNote kunnen in een pagina geplakt worden. Daardoor worden de linken tussen je informatie duidelijk zonder het overzicht te verliezen.

2. Delen van je notebook

Vroeger stond je kast in je bureel. Draagbaar maken van je informatie betekende je binder meenemen.

Met OneNote is dat eenvoudiger geworden.

Het is niet alleen mogelijk om je notebooks te delen met jezelf maar ook met anderen.

Sommige notebooks heb ik op al mijn toestellen andere alleen op mijn Mac.

Een van de grote voordelen is dat je notebooks kan delen met anderen. Anderen die ofwel aan je notebook wijzigingen kunnen maken ofwel alleen de informatie kunnen bekijken.

Het is zelfs mogelijk om sommige secties te beschermen met een paswoord. Ik gebruik dat zelf niet, ofwel mag je alles zien ofwel heb je geen toegang. Dat maakt het eenvoudiger voor mezelf. Het is binair geworden door deze keuze op voorhand te maken.

3. Documenteren

OneNote is een tool waardoor het makkelijker wordt om wat je doet te documenteren.

Je kan het gebruiken om te documenteren wat in je hoofd omgaat, wat je doet (in woord, beeld en audio), wat je leest.

Documenteren is een eerste stap wanneer je wil reflecteren. Je hebt data nodig om over te reflecteren.

Journalen vind ikzelf nogal een analoog proces. Ik schrijf nog graag met de hand. Die fysische bewegingen sturen op één of andere manier mijn brein. Maar ik gebruik mijn Surface of mijn Ipad meer en meer om digitaal te schrijven.

4. Digitaliseren wat je wil houden

Er zijn meerde mogelijkheden om analoge data in OneNote te bewaren.

Office Lens is een app waarmee je via je telefoon een scan maakt. Je scan – tot tien pagina’s momenteel –  kan zo in een pagina geplakt worden in één van je Notebooks in OneNote.

Het is OneNote zelfs mogelijk om die data te doorzoeken. Een ticketje van een tankstation terugvinden wordt makkelijker wanneer je dat bonnetje in je OneNote gooide.

5. Herorganiseren – opnieuw en opnieuw

Het is eenvoudiger om je informatie en documentatie opnieuw te (her)organiseren. Na het verzamelen komt het organiseren van je informatie.

Dat kost tijd, I know.

Er is voorlopig nog geen tool die je informatie zelf organiseert. Dat komt nog.

6. Archiveren van compleet werk

Sluiten van een notebook lijkt op het archiveren van een ‘afgewerkte’ binder in je kelder of je zolder.

Het is dan niet meer mogelijk om extra informatie toe te voegen. Het is wel veel eenvoudiger om je notebook opnieuw te openen en te doorzoeken. Maak er een gewoonte van om nieuwe notebooks op een beperkt aantal plaatsten te maken. Dat maakt het makkelijker om al je Notebooks terug te vinden. Vooral deze die je gesloten hebt. Degene die open zijn vind je allemaal in je digitale kast : OneNote.

7. Embedden van alles

In een pagina kan je bijna alles plakken. Beelden, YouTube filmpjes, bestanden het maakt niet uit.

Daardoor kan je alle informatie van een bepaald dossier samenbrengen zonder je zorgen te maken over waar het staat.

8. Extra voor de Geeks

OneNote heeft een aantal features die Geeks als ik fijn vinden.

1. Herkennen van handgeschreven tekst.

Wanneer ik op mijn Surface notities met de hand maak, is het mogelijk om de handgeschreven notities om te zetten naar tekst. Hand naar tekst.

Ik moet mijn schrijfsnelheid verlagen anders maakt OneNote er bijzondere tekst van.

2. Opnemen van Audio

Met OneNote kan je audio (en ook video) opnemen. Tegelijkertijd kan je notities nemen en OneNote synchroniseert je notities met de opnames. Dat maakt het makkelijker om achter af de gaten in je notities aan te vullen.

Briljante oplossing wanneer je bijvoorbeeld selectiegesprekken doet en verslagen moet maken.

3. Selecteren van tekst van beelden

Je kan alle tekst van een afbeelding schrapen en die in een document plakken.

Je neemt een foto van een affiche. Je plakt die foto in een pagina in je notebook. Rechtermuisklik op de foto. Select tekst from Image. Paste. Done. Je hebt nu de mogelijkheid om de tekst aan te bewerken.

4. Berekeningen

OneNote kan goed om met wiskundige formules. Meer nog, OneNote kan ook berekeningen voor je maken.