Teveel deelnemers werken vanuit hun todo-lijst(en) en merken dat dit niet meer werkt.
Doe-tijd
Hun grote probleem is dat ze geen inzicht hebben in hun doe-tijd per week. Is dat ook jouw probleem? Onderstaande aanpak helpt je om een perfect zicht te hebben over je capaciteit de komende week.
Het maakt een groot verschil voor je indien je weet of je tien uren hebt of twintig uren om acties te doen in deze week.
Te grote lijsten
Eén van de gevolgen van een slechte of geen inschatting van je capaciteit is dat je lijsten niet doenbaar zijn. Er staan teveel items op je lijst om deze week af te werken. Daardoor is het voor je brein niet makkelijk om de echte prioriteiten te weten. Ofwel creëert dit overwerk en/of stress. Beiden zijn niet aan te raden.
Eén percent
Elke dag heeft 1440 minuten. De meeste deelnemers van de verschillende workshops Master Your Todo list hebben moeite om minuten te gebruiken als eenheid voor tijd. Wat zijn duizend minuten? Hoe voelt dat? Wanneer weet je dat dit gedaan is?
Een tijdseenheid die beter aansluit bij ons is een kwartier. Een voetbalwedstrijd duurt twee keer drie kwartier. De ochtendbreak in de meeste bedrijven is een kwartier. Het nam me een kwartier om van mijn opa aan moederskant naar mijn oma langs vaderskant te wandelen. Ze woonden op anderhalve kilometer van mekaar. Je hebt zelf ook zo’n voorbeeld welke je als intern referentiepunt kan gebruiken.
Er zijn 96 kwartieren in een dag. Een kwartier is ongeveer één percent van je dag.
Je kan je afvragen of je volgende meeting wel vier of zes procent van je dag waard is.
Wit-ruimte
Wanneer je naar je agenda voor deze week kijkt, staan daar al een aantal zaken ingevuld. Je hebt een aantal meetings gepland staan. Op woensdag staat er een telefoongesprek van drie kwartier gepland met je collega uit Duitsland. Daarnaast heb je nog wit-ruimte in je agenda. Dat hoop ik tenminste voor je.
Indien je geen wit-ruimte meer hebt, hoef je niks op je actielijst voor deze week te zetten. Je hebt geen doe-tijd deze week.
Druk je wit-ruimte uit in het aantal kwartieren welke je deze week nog leeg hebt om te besteden aan je werk. Je totale week heeft 700 kwartieren. Je werkweek heeft heel wat minder kwartieren.
Capaciteit deze week
Bepaal voor deze week hoeveel kwartieren je agenda wit-ruimte heeft. In deze kwartieren heb je nog niks gepland staan.
Je gaat deze wit-ruimte gebruiken om acties uit je actielijsten af te werken.
Je houdt rekening met de verschillende soorten tijden die nodig zijn.
1. Verheldertijd:
Hoeveel percent van je dag heb je nodig om je input te processen? Hoe groot is het deel van je capaciteit om je prioriteiten bij te stellen.
Voor mezelf is dat twee procent per dag. Dat was vroeger meer. Het organiseren van taken koste meer tijd en ik beslis sneller dan vroeger. Tijdens het verhelderen voeg je je nieuwe input toe aan je verschillende lijstjes. Kleine acties die minder dan twee minuten duren voer je onmiddellijk uit.
2. Ad hoc tijd:
Het aantal kwartieren dat je nodig hebt om met nieuwe onvoorziene zaken om te gaan.
Door hier een inschatting van te maken en te voorzien in je schema, creëer je er ook ruimte voor. Het gaat toch gebeuren. Het is voor de meesten makkelijker om dit op weekbasis te doen. Je ad hoc tijd kan variëren gedurende het jaar, afhankelijk van je functie en sector. Je ad hoc tijd is je flexibiliteit deze week.
3. Reflectietijd:
Een stap achteruit zetten om opnieuw met de juiste zaken bezig te zijn.
Dagelijks en wekelijks heb je deze tijd nodig om je overzicht en prioriteiten opnieuw aan te passen aan de veranderende omstandigheden.
Met één percent van je dag zorg je ervoor dat de andere 99 percent gefocust zijn.
Wekelijks heb je nog vier tot vijf kwartier extra nodig om je wekelijkse reflectie (Je ideale week) uit voeren. Twaalf kwartieren per week gaan je een gerustheid geven dat je met de juiste dingen bezig bent. Relectie zorgt voor je effectiviteit.
4. Reistijd:
Hoeveel percent van je week zal je besteden aan reizen? Het deel van de reistijd dat je gaat gebruiken om acties te doen, is geen reistijd. De drie kwartier op de trein die je gebruikt om je inbox leeg te maken, is verheldertijd.
5. Speeltijd:
De ruimte in je schema welke je nodig hebt om je mentaal op te laden.
6. Andere soorten tijden:
Welke soort tijd je ook per week nodig hebt, hou daar rekening mee in je schema. Hoeveel kwartieren heb je nodig voor deze tijden?
7. Doe-tijd = capaciteit
Je capaciteit of je doetijd voor deze week zijn het aantal kwartieren welke je hebt om uit je actielijsten te werken. Dat is dus de wit-ruimte uit je agenda min alle speciale tijden.
Bepaal voor deze week hoeveel kwartieren je hebt om te werken uit je actielijsten.
