Revenir les pieds sur terre après de longues vacances
Les vacances viennent de se terminer et vous vous trouvez devant une pile de travail. Vous avez été absent du bureau durant un peu plus de deux semaines. Vous vous êtes même contraint à ne pas ouvrir votre boite mail durant les vacances. Et pourtant, la tentation était grande. Vous anticipez déjà le fait que votre ordinateur vous lâche quand vous synchroniserez Outlook.
Vous n’avez plus lu vos mails depuis plusieurs semaines, ce qui veut dire qu’il y a environ deux mille courriers électroniques qui attendent d’être traités. Maintenant, vous vous demandez si vous n’auriez pas dû consulter Outlook tous les deux ou trois jours.
Vous avez eu d’innombrables idées durant les vacances, qui se trouvent maintenant notées un peu partout. Il est impressionnant de voir à quel point le flux d’idées ne s’arrête pas quand vous êtes loin du bureau.
Vous anticipez déjà les pannes et problèmes survenus durant votre absence et priez pour que les dégâts ne soient pas trop importants.
Se (re)mettre en route
Pouvez-vous imaginer reprendre rapidement le fil, le contrôle sur votre travail, après les vacances ?
Juste avant les vacances, vous étiez bien lancé et vous espérez maintenant regagner au plus vite cette efficacité et cette efficience.
Pour beaucoup de travailleurs du savoir, la reprise est loin d’être évidente. Utiliser notre tête pour reprendre le fil au plus vite n’est pas la meilleure des manières.
Le travail est passé à l’arrière-plan, ce qui est une bonne chose : « work hard, play hard » reste une excellente combinaison. Les vacances sont indispensables pour recharger vos batteries.
Rien à faire : lundi matin, la partie « work hard » recommence et s’il n’y a pas de plan ou de système, on passe au « default mode ». Ce mode de fonction de base consiste, chez les travailleurs du savoir, au traitement des todo’s les plus « récents » ou les plus « urgents ». Si vous n’avez pas été au travail depuis trois semaines, « le plus récent » est un sacré paquet.
Le « default mode » vous force donc à approcher votre travail de façon réactive.
Prévoir la capacité nécessaire pour le redémarrage
« Reprendre le fil » démarre avant vos congés. L’astuce est de prévoir suffisamment de capacité afin de rajouter tout le nouvel input à votre système élégant et fiable : la capacité de redémarrage.
Dans l’entreprise où je travaillais avant, Jean-Pierre avait un bon truc à ce sujet : il partait trois ou quatre semaines en vacances et prenait également congé le lundi qui les suivait. Il ne le prévoyait pas pour prendre « un jour en plus », mais pour reprendre le fil.
Le lundi matin, il rencontrait ses collaborateurs proches pour entendre ce qui s’était passé d’important durant son absence. L’après-midi, il passait ses mails en revue en tenant compte des infos reçues le matin. Le mardi matin, il avait non seulement repris le fil mais aussi la vitesse de croisière d’avant ses vacances.
Heureusement, le rythme des réunions diminue dans la majorité des entreprises durant les vacances et du coup, il y a plus de capacité pour le rattrapage.
Utilisez certainement le truc de Jean-Pierre si dans votre organisation, les réunions continuent également durant les mois d’été. Sinon, vous risquez de courir durant quelques semaines après les faits et de ne pas profiter longtemps de la bonne énergie générée durant les vacances.
- Prévoyez le jour du retour au moins le temps nécessaire pour rajouter le nouvel input à votre système élégant et fiable.
- Traitez vos mails de façon chronologique, en commençant par le plus récent. Il y a beaucoup de chances que les mails les plus anciens ne contiennent plus de todo’s. La plus-value d’un mail diminue avec son temps de vie.
- Si vous êtes très courageux, faites comme Cyril : il efface systématiquement l’ensemble des mails reçus durant son absence. Le moins qu’on puisse dire c’est que cela lui économise du temps.
- Rajoutez toutes les nouvelles idées émergées durant vos vacances à vos cinq listes. Soyez attentifs au fait que les outils de collecte de todo’s peuvent varier durant vos vacances : vérifiez donc par exemple le flux de photos de votre smartphone.
- Avez-vous pris de nouvelles résolutions durant vos vacances ? Rajoutez-les alors à vos listes : tant qu’une résolution n’est pas encore une habitude, il s’agit d’un projet sur votre Masterlist.
- Evaluez également les nouvelles habitudes prises en vacances. Les vacances sont une période propice à de nouvelles habitudes : vous marchez ou méditez plus par exemple. Comme le cadre habituel n’y est pas, il y a de l’espace pour le nouveau. Vous voulez maintenir ces habitudes ?Prévoyez alors des rappels vous permettant de déclencher les actions nécessaires et… …la capacité suffisante : faire 10.000 pas sur une journée est difficile si elle est remplie de 8 à 18h de réunions.
- N’hésitez pas à faire une checklist reprenant l’organisation de votre dernière journée de travail avant les vacances. Ne pas être au bureau signifie aussi perdre ses repères habituels.
- Déterminez votre capacité pour le reste de la semaine : combien de temps reste-t-il à consacrer à vos todo’s ? Lors de votre calcul, prévoyez le double du temps ad hoc habituel.
- Tenez compte du jetlag si vous avez voyagé durant vos vacances. Votre TEAM sera beaucoup moins performant les premiers jours après votre retour.
- Passez par votre liste d’attente avant de partir en vacances et juste après. Si vous envoyez des rappels juste avant de partir, les collègues qui ne partent pas en même temps que vous peuvent continuer à y travailler (et vous évitez une attente supplémentaire en revenant si ces derniers partent après vous).
- Avant de partir, passez votre liste d’incubation en revue afin de déterminer les projets que vous voulez démarrer quand vous revenez. Soyez particulièrement attentifs à déterminer les micro-actions pour les démarrer quand vous les retranscrivez sur votre Masterlist. Il est déjà difficile de devoir relancer les autres projets, les nouveaux risquent de trinquer si on n’abaisse pas le seuil de résistance…
- Le jour où vous revenez, prenez le temps de passer l’ensemble de vos projets en revue et distribuez la capacité disponible en fonction des priorités pour cette semaine.
N’oubliez pas : prendre toutes ces décisions coûte de l’énergie mentale. Prévoyez donc aussi en cette journée de retour suffisamment de pauses et de repos. Il serait tout de même dommage de perdre une bonne partie des réserves d’énergie générées durant les vacances dans le courant des premiers jours après le retour.
A vous :
Faites maintenant une checklist comprenant les choses que vous faites pour commencer la journée. Cela vous aidera lors du redémarrage !
