Combien de logiciels se trouvent sur votre ordinateur pour vous organiser ? Combien de app’s possédez-vous sur votre smartphone pour faire et gérer des listes ? Sans doute plusieurs.

De telles applications tombent dans le domaine des « task managers » et il y en a des centaines, avec des options différentes et dans toutes les gammes de prix. Le problème est que, sans méthodologie, sans une approche bien déterminée, ces outils ne vous servent pas à grand-chose.

L’outil parfait

Ce serait magnifique quand même d’avoir un outil qui permette de se concentrer quand il le faut… …et imaginez-vous que la mise à jour de cet outil ne prendrait que très peu de temps et serait plaisante à réaliser.

L’outil unique

Bien évidemment, il serait encore mieux de ne pas avoir besoin d’un tel outil. Notre cerveau qui nous lancerait de façon automatique et au moment opportun : « La tâche XYZ est maintenant la plus adaptée pour utiliser au mieux ton temps, ton énergie et ton attention. »

Mais le cerveau ne fonctionne pas ainsi. Combien de fois ne vous est-il pas arrivé de penser dans la voiture : « Ooh m…. j’ai oublié cet après-midi de… ».
C’est pour cette raison que nous partons à la recherche d’un système de rappel qui remplace notre cerveau dans ce domaine – sans succès.

Pourquoi ? Parce que nous sommes à la recherche d’un outil de productivité, ce qui nous enferme dès le départ, et que nous avons, en réalité, besoin d’un écosystème de productivité.

Ecosystème

Un écosystème est composé de différents sous-systèmes qui interagissent en permanence, comme dans la nature.

Votre écosystème de productivité est également constitué de différents systèmes partiels avec des objectifs qui leurs sont propres.

Pour mettre un tel système en place, tenez compte des quatre étapes suivantes pour mieux vous organiser :

  • Collecter le travail potentiel
  • Rédiger des listes
  • Déterminer les priorités
  • Mettre en action

Votre écosystème personnel, fiable et élégant, est composé d’outils qui facilitent le travail de ces quatre étapes, peu importe qu’il s’agisse de high-tech ou low-tech. La seule chose qui importe ici, c’est que ça marche pour vous.

1) Collecter le travail potentiel

Vous avez sans doute besoin de différents outils pour collecter le travail partout et à tout moment.

Vous utilisez sans doute déjà des outils comme la boîte de réception de votre compte mail ou votre répondeur – des outils qui vous amènent du travail potentiel.

A côté de ces sources automatiques, vous avez certainement des moyens avec lesquels vous collectez vous-même du travail potentiel : vous entendez une idée intéressante avec laquelle vous voulez peut-être encore faire quelque chose.

Où stockez-vous ces idées ? Dans un carnet ? Sur un post-it ? Dans un mail que vous vous adressez à vous-même ?
Faites pour vous-même un aperçu des différents outils et lieux de collecte et déterminez avec quelle fréquence vous les videz pour ajouter leur contenu à une de vos cinq listes.

2) Rédiger les listes

Vous avez vérifié vos outils de collecte ? Il est alors temps d’ajouter les éléments sur les listes de la méthode « Master Your ToDo-List » :

  1. Agenda
  2. Actions pour cette semaine
  3. En attente
  4. Masterlist
  5. Liste d’incubation

Quel outil utilisez-vous pour conserver vos listes ?

Personnellement, je préfère que mon agenda et la liste d’actions hebdomadaire se trouvent dans un même outil étant donné que, dans les espaces vides de mon agenda, je m’occupe des tâches de ma liste d’actions. Je travaille pour cela avec Microsoft Outlook.

Il y a plein d’autres outils sur le marché. Faites le test et cherchez via Google des « task managers » : plus de trente millions de résultats !
Et lequel est adapté pour vous ? C’est à vous de décider.

3) Déterminer les priorités

Votre Masterlist contient un aperçu des tâches et projets déjà démarrés, des grands et des petits.

Vous avez besoin de cette liste pour déterminer les priorités, pour planifier la semaine à venir, lors du moment de la « semaine idéale ».

Comment déterminer les priorités ? Avec un outil de gestion de projet.

Pour des petits projets, vous n’en avez pas besoin. Un rappel suffit amplement. Pour des projets plus conséquents, votre cerveau ne peut pas garder un aperçu complet des différents éléments et vous avez donc besoin d’un outil externe.

Personnellement, je travaille avec Microsoft OneNote. Il permet d’établir les plans de projet et d’archiver les informations dans un environnement (par ailleurs, il est compatible avec Microsoft Outlook, multiplateforme et gratuit).

4) Mettre en action

Pour réaliser vos projets, il n’existe pas vraiment d’outils. Vous devez juste… …passer à l’action. Il y a, par contre, une série de logiciels qui peuvent vous soutenir dans ce domaine.

1. Des outils de temps

Imaginez : vous devez être à une réunion à 10 heures et il est 9 heures. Qu’utilisez-vous pour partir à temps ?

Vous confiez cette tâche à votre cerveau ? Cela implique que votre attention va régulièrement être attirée par l’horloge et/ou que vous allez arriver trop tard à la réunion – ni l’un, ni l’autre n’est vraiment productif.

Personnellement, j’utilise mon iPhone comme réveil.

2. Les outils d’analyse

Que faites-vous pour analyser votre emploi du temps, votre productivité, votre fiabilité ?

Les outils qui enregistrent automatiquement vos comportements sont les plus pratiques étant donné qu’ils fonctionnent de manière autonome. Testez par exemple « RescueTime » : cet outil enregistre votre comportement quand vous êtes sur le Net. Cela peut être confrontant de constater à quoi on a consacré combien de temps.

Un des outils que j’utilise est « Habit List » : il me donne un aperçu des habitudes que je veux garder ou que je veux apprendre. Le seul désavantage de ce logiciel est que l’enregistrement des activités est manuel.
Dans le futur, nous allons profiter des wearables (comme les smart-watches) pour constituer encore davantage de rapports personnels.

Et par où commencer ?

Faites dans un premier temps une liste des outils (digitaux et analogues) que vous utilisez déjà pour maîtriser vos ToDo’s et déterminez pour laquelle des quatre étapes vous les utilisez…