M&M’s BRUNS

Etes-vous aussi obligé de surveiller l’avancement de différents projets en permanence, du genre :

La société XYZ a-t-elle bien actualisé le formulaire de contact de notre site web ?
Votre collègue Jean a-t-il terminé correctement le rapport que vous lui avez demandé ?
Avez-vous fait suffisamment de sport cette semaine ? Votre forme physique évolue-t-elle dans le bon sens ?
L’étudiant a-t-il presté ses heures comme convenu ?

Si oui, trouvez les M&M’s bruns pour les différents états d’avancements à vérifier.

Les Van Halen – le groupe rock populaire des années 80 et 90 – n’ont jamais vérifié tous les détails relatifs à leurs spectacles.

Leur stage rider (le cahier des charges pour les organisateurs/salles de concerts) comportait la clause suivante : un saladier rempli de M&M’s, mais sans les bruns. Une lubie des interprètes de “Jump” ? Des fanatiques de chocolat avec une allergie au colorant alimentaire brun ?

Loin de là : dans le cas où le saladier ne se trouvait pas dans leur loge à leur arrivée ou que des M&M’s bruns se trouvaient à l’intérieur, l’ensemble du cahier des charges était vérifié. Si par contre, l’organisateur s’était occupé d’un détail sur le stage rider (comme le fameux M&M’s), le groupe pouvait en déduire que les autres éléments étaient également en ordre.

COUP DE SONDE

Personne n’a envie d’aller vérifier l’ensemble des détails du travail de quelqu’un d’autre. Pourquoi ? Parce que “vérifier” est une activité sans valeur ajoutée. En notre fort intérieur, nous aimerions créer de la valeur.

VERTRAUEN IST GUT, KONTROLLE IST BESSER

“La confiance est bien, le contrôle est meilleur” est la traduction de ce proverbe populaire allemand. Un peu tiré par les cheveux parce qu’il compare des pommes et des poires :

Vous avez confiance dans le fait que la personne, avec laquelle vous travaillez, effectue les tâches que vous lui confiez avec une bonne intention. Sinon, vous avez un autre problème.
Vous contrôlez l’exécution de ce que vous avez demandé.

POKA YOKE

Poka Yoke est un terme provenant du Kaizen. Le Kaizen est une philosophie d’amélioration continue japonaise.

Vous avez déjà monté un meuble Ikea ? Ça, ce n’est pas Poka Yoke parce qu’il est possible de ne pas monter le meuble correctement.

Si une démarche est Poka Yoke, il est impossible de mal l’exécuter. Les distributeurs de billets en France (et entretemps quelques-uns en Belgique) sont Poka Yoke. Il est impossible d’oublier sa carte, parce qu’il faut d’abord reprendre sa carte avant de récupérer l’argent. Il n’est pas nécessaire de contrôler parce qu’une erreur est exclue.

Quand un “système” vous oblige à faire les bonnes choses, le contrôle devient superflu.

EVITEZ UNE ERREUR DES LE DEPART

Vous pouvez par exemple utiliser le M&M brun suivant : “S’il n’y a pas de réaction à ce mail pour le XX au plus tard, le contenu est considéré comme une décision”. Si personne ne répond, vous avez une décision et si oui, vous savez que la proposition ne fait pas l’unanimité.

Il va de soi qu’il est nécessaire de prévoir suffisamment de temps pour répondre et de veiller à ce que les destinataires ne soient pas en vacances. Autrement, les autres pourraient vous reprocher des mauvaises intentions.

L’INDICATEUR PERSONNEL

Personnellement, j’utilise également ce système d’indicateur pour moi-même. La plupart du temps, j’en parle également à la fin de la formation “Master Your ToDo-List” : il est rarement possible d’implémenter des nouvelles habitudes du jour au lendemain.

Je commence souvent plein d’enthousiasme (et avec beaucoup trop de choses en même temps) et, au fur et à mesure, les anciens schémas reprennent le dessus. C’est en tombant par hasard sur mes notes, un syllabus ou un livre, que je me rends compte que mes bonnes intentions se sont diluées dans la vie quotidienne.

Du coup, je définis depuis le départ les points qui me servent de sonnette d’alarme (ou de M&M’s bruns). En ce qui concerne ma gestion de todo’s, j’utilise le nombre de fois où j’ai fait de l’exercice physique dans le courant de la semaine. Outre mes exercices quotidiens, j’essaie de faire du sport deux fois par semaine. Je sais que ce sont ces deux sessions de sport qui sautent en premier s’il y a beaucoup de travail ou que mon rôle de mari/de père/d’ami prend plus de temps que d’habitude.

Lors de ma semaine idéale, je passe en revue mon agenda de la semaine écoulée. Comme la vie est faite d’imprévus, je ne m’inquiète pas si je n’ai pas fait mes sessions sportives durant une semaine. La sonnette d’alarme commence par contre à sonner si cela fait deux semaines de suite que je n’ai pas chaussé mes baskets.

Il est alors temps de prendre du recul et de réfléchir sérieusement comment éviter une troisième semaine et de me focaliser à nouveau sur mon propre bien-être.

ET VOUS ?

Prenez maintenant le temps de réfléchir :

Comment introduire du Poka Yoke dans la collaboration avec les collègues ?
Quels sont les M&M’s bruns pour les habitudes qui vous tiennent à cœur ?