Soms gaan je projecten niet vooruit of worden de acties op je lijstje niet gedaan. Als dat bewust is, is er geen vuiltje aan de lucht. Voor veel van mijn klanten is dat wel een probleem. Je zou die klant toch graag binnenhalen en je wordt onrustig van dat telefoontje dat al weken op je lijst staat. Maar dan moet je wel een actie doen.
De mantra om dit euvel op te lossen is : maak je eerstvolgende actie zo makkelijk mogelijk.
Het eerste deel van deze mantra leerde ik via Dean Acheson, het tweede deel kwam ik te weten via de kunst van werkvereenvoudiging bij mijn vorige werkgever : Colruyt.
Het concept van de eerstvolgende actie werd uitgewerkt door Dean Acheson. Het werd door David Allen opgepikt wanneer David en Dean in de jaren ’80 samen aan de slag gaan als consultants.
David Allen gebruikt het nu als kern van zijn populaire Getting Things Done–methodologie. David Allen en zijn werk zijn een grote inspiratiebron voor de ExtraTijds-methode. David bleek ook nog een leuke vent te zijn toen ik hem in London ontmoette.
Hoe zorg je ervoor dat je klant ‘Ja’ zegt? Door het hem/haar zo makkelijk mogelijk te maken om ‘Ja’ te zeggen. Je kan deze mantra toepassen op alles wat je doet.
Hoe kan je de kans vergroten dat je iets doet : door het zo makkelijk mogelijk te maken.
Het succesvolle resultaat van je eerstvolgende actie dient te zijn, dat je zonder weerstand in actie gaat. Als je je reactieve brein een kans en een excuus geeft om een andere gemakkelijkere actie te kiezen, zal het dit doen. Dan heb je de controle overgedragen aan je reactieve brein.
Opdat de lijst van je eerstvolgende acties je zal aantrekken kan je het voor jezelf makkelijker maken door je volgende acties af te toetsen aan de volgende richtlijnen.
1. Is je eerstvolgende actie specifiek genoeg?
Op het moment dat je ‘Hilde bellen’ op je actielijst zet is dat waarschijnlijk specifiek genoeg. Je weet wat je Hilde gaat vragen of gaat vertellen. Later op de week zou dat niet meer het geval kunnen zijn. Maak van ‘Hilde bellen’ liever ‘Hilde bellen aanpassing blog’.
2. Is je eerstvolgende actie een enkelvoudige actie of is het eerder een multi-actie item?
De multi-actie items horen op je projectenlijst, niet op de eerstvolgende acties. Je dient nog na te denken over die volgende stap. Je reactieve brein heeft weeral een excuus.
‘Offerte maken’ is geen enkelvoudige actie. ‘Cyriel bellen i.v.m. prijszetting klant x’ is dat wel.
3. Is je eerstvolgende actie doenbaar?
Wanneer je je ogen sluit kan je jezelf dat item zien doen. ‘Jochen mailen’ staat op je actielijst. Als je je ogen sluit zie je zelf eerst iets opzoeken om te kunnen op te nemen in de mail. Dat laatste is dan je eerstvolgende actie en niet ‘Jochen mailen’.
4. Staat er in je eerstvolgende een actiewerkwoord?
Actiewerkwoorden triggeren een fysieke actie. Bellen, email verzenden, draften blogartikel, bespreken met, aankopen, nakijken, afprinten… zijn een aantal werkwoorden uit mijn actie vocabularium. Wat zijn jouw veelgebruikte actiewerkwoorden?
5. Kan je je eerstvolgende actie afwerken in 15 minuten?
Wanneer de eerstvolgende actie groter is dan 15 minuten zal het in een groot aantal gevallen eerder een project zijn dan een actie. Breek het project dan op in kleinere concrete doenbare stappen.
6. Kan je het aan iemand doorgeven om uit te voeren zonder dat er gevraagd wordt: “maar wat of hoe moet ik dan doen?”
Deze vragen gaan je helpen om een actielijst te bekomen die helder, doenbaar is. De lijst zal je ook helpen om in actie te gaan i.p.v. te gaan nadenken over wat je dient te doen. Het helpt ook om succes te creëren. Je krijgt immers dingen gedaan en je start met het winnen van je to do’s.
Eerstvolgende actie die afgevinkt of doorgestreept kunnen worden, creëren
- beweging
- voldoening
- goesting om meer af te vinken
- dat je dichter gaat naar het succesvolle resultaat dat je gedefinieerd hebt.
Door je eerstvolgende acties zo gemakkelijk mogelijk te maken, geef je jezelf meerdere succeservaringen gedurende de dag. Je scorebord van die dag wordt regelmatig aangevuld. En wat is er aangenamer op het einde van de dag dan het gevoel dat je zaakjes vooruit gingen.
Maak van je to do lijst een actielijst, een magneet waar je naar toe getrokken wordt. Gebruik daarvoor bovenstaande richtlijnen of maak je eigen setje vragen die je feedback geven over je acties.
