Verlies je ook de moed en nog meer de goesting wanneer je naar je bureau kijkt en denkt: “Ik moet dat dringend eens opruimen!”
Wees gerust je bent niet alleen. We zitten allemaal in dezelfde boot.
Als trainer en consultant heb ik het voordeel dat ik allerlei burelen in verschillende organisaties zie. Het spectrum gaat van een compleet leeg bureau waar niks op een andere (lees: verkeerde) plaats terecht komt tot één waarvan je niet meer weet wat de kleur van de tafel is.
Eén ding is zeker, wanorde op je bureau zorgt voor onrust en het kost je mentale energie, teveel kostbare mentale energie die je dan op het einde van je dag misschien wel tekort hebt.
Ondertussen is er voldoende onderzoek verricht door breinexperts die stellen dat je brein kostbare energie verspilt, wanneer het steeds op de wanorde moet kijken. Tuurlijk kijk je met je brein. Dat geldt ook bij die mensen die wanorde verdedigen als een bron voor inspiratie.
Wanorde is een doodsteek voor je concentratie. Je probeert je te concentreren, maar je aandacht wil ontsnappen en de wanorde op je bureel zorgt voor de perfecte ontsnappingsroute. Onbewust begin je te multitasken, en we weten allemaal dat multitasken niet de meest optimale manier van werken is.
Je aandacht niet nodeloos laten stelen is één van de beste hacks om op het einde van je dag nog mentale energie over te hebben voor wat je ook belangrijk vindt. Blijvende rommel en wanorde zorgt voor nodeloze chronische stress.
Hier volgen alvast 9 tips, die je aan een breinvriendelijk bureau helpen.
1. Plan tijd voor het project: “Efficient kantoor”
Het omtoveren van een puinhoop naar een serene omgeving die je ondersteunt om je te concentreren is niet iets dat je even tussendoor bijneemt. Zet het project op je Masterlijst en geef dit project eventueel een deadline.
Indien je hier en daar een beetje opruimt, wordt de vrijgekomen ruimte makkelijk opnieuw ingenomen door allerlei spullen. De grove borstel is dus zeker een betere optie.
Beluister ook onze podcast over vereenvoudigen.
Zet je eerste fysieke actie op je actielijst voor deze week. Om geen volledige dag te moeten blokkeren denk bijvoorbeeld aan het opsplitsen van het project.
2. Deel het project op in verschillende fases
Het is aan te raden om het project op te delen in drie afgescheiden fasen.
- Verzamelen en op zijn plaats zetten van de diverse zaken die op je bureel liggen.
- Trieren en beslissen waar de verschillende spullen en papieren heen moeten. Vuilbak, archief of de todo’s in je elegante systeem via het OHIO-schema.
- Zet een systematiek op om orde te houden en dus je bureel te onderhouden. Het lijkt op de ideale week maar dan voor je bureel. Je kan geen systeem opzetten, dat geen onderhoud nodig heeft.
Het voordeel om te werken in verschillende fasen is dat het gebruik maakt van de Watson en Holmes-denkwijze in ons hoofd. Sommige onderdelen van dit onderhoudswerkje kunnen gebeuren op momenten dat alleen Holmes nog thuis is, de vrijdagnamiddag bijvoorbeeld of in het dipmoment na de middag.
3. Omarm: Minder is mooier
Wees selectief in de toestellen die ruimte verdienen op je bureel.
- Het klavier, de muis en het scherm van je computer
- Je telefoon
- Een blok papier en een potlood
- Een lamp
Analyseer of andere spullen wel een plaats verdienen op je werkblad. Hoe frequenter je iets gebruikt, hoe dichter je dit bij je werkblad kan plaatsen. Andere zaken haal je beter uit je gezichtsveld.
Ps. De meeste computermuizen hebben geen matje meer nodig.
4. Zet een systeem op voor je informatie
De (fysieke) documentatie van je projecten kan op drie plaatsen zitten.
- In je inbox voor je nog te verwerken documenten, ja die fysieke inbox. Zet die uit je gezichtsveld. Het is niet nodig dat de inhoud je aandacht kan pakken. Het verwerken van je fysieke inbox is niet voor nu. Hetzelfde principe geldt voor de inbox van je mails. Je zit ook niet constant in je inbox, anders ben je steeds afgeleid.
- Ophangen van je dossiers in je kast.
Het idee is om je papieren 90° te draaien. Het is afkomstig van de Duitse opruimgoeroe Werner Tiki Küstenmacher. Het zorgt ervoor dat de papieren stapels kunnen opgehangen worden in een kast of een schuif en daardoor uit je gezichtsveld verdwijnen.Je hangfiles kunnen de informatie van je lopende projecten bevatten en zijn op die manier een deel van je masterlijst.Bij mijzelf heeft dit systeem nooit goed gewerkt, David gebruikt het met veel succes. - Ringmappen
Je kan afgesloten projecten archiveren en verder verwijderen van je bureel. Via ringmappen die in de kast achter je staan kan dit gebeuren
5. Digitaliseren van je informatie
Het is perfect mogelijk om de stappen uit punt vier ook digitaal te maken.
Het wordt steeds makkelijker om je informatie digitaal te beheren. Het opzetten van een digitaal informatiebeheersysteem zoals in OneNote of Evernote is een goede investering.
Digitale documenten hebben een aantal voordelen
- Pakken geen fysieke ruimte
- Gemakkelijker terug te vinden, dankzij de digitale zoeksystemen
- Zijn ook toegankelijk op een andere locatie
- Zijn gemakkelijk transporteerbaar
- Zijn zeer flexibel om te kopiëren, te herorganiseren en eventueel te delen
Wij zijn fan van OneNote, vooral omdat het vele linken heeft met de andere software van Microsoft.
Dankzij je smartphone heb je waarschijnlijke een scanner op zak. Office lens en Scanner Pro zijn twee apps die wij veelvuldig gebruiken om documenten om te zetten naar een digitale vorm.
6. Vermijd de papieren onderlegger
De papieren onderlegger op je bureel is een kleine ramp en wel om twee redenen
- Je hebt een pak informatie in je gezichtsveld dat roept ‘Doe mij’ en je bent met iets anders bezig.
- Het is een mengeling van zaken die je vandaag nog wil/moet doen met andere zaken. Je papieren onderlegger is een verzamelplaats. En zodra je iets verzameld hebt, is het beter om dat niet meer in je gezichtsveld te hebben.
7. Limiteer je niet alleen tot je bureau
Ook je bureel (de ruimte) kan een pak zaken bevatten die nodeloos je aandacht wegtrekken van waar je je op dat moment wil op concentreren.
Verzamel al het materiaal dat je niet in die mode brengt, waar je wil in zijn. Je concentratieplaats is duidelijk niet hetzelfde als je inspiratieplaats. Voorzie voor deze 2 verschillende zaken eventueel 2 verschillende ruimten.
8. Verwerf de clean desk – attitude
Zorg voor een referentiepunt. Neem een foto van hoe je jouw werkplaats wil terugvinden.
Op het einde van je dag of minstens op het einde van je week zorg je ervoor dat je naar bovengenoemd referentiepunt terugkeert.
Je moraal zal zo op maandag niet een eerste slag krijgen wanneer je terugkeert na een rustgevend weekend.
9. Een bruine M&M
Hoe zal je detecteren dat het opnieuw de slechte kant opgaat? Installeren van een bruine M&M policy helpt om sneller de slechte trend te breken.
