Krijg jij ook zoveel informatie te verwerken?

Ik word letterlijk overspoeld door nieuwe informatie. Via email, via mijn eigen gedachten, via het internet, via één op één gesprekken, via de seminaries die ik zelf volg en nog  -tig andere manieren waarop ik informatie voor de kiezen krijg.

Maar hé, geen excuses: teveel informatie is er altijd al geweest. Ik heb een boek (Getting Things Done – niet het boek van David Allen) van het jaar ’69 (mijn geboortejaar) waar er al gesproken werd over information overload.
Teveel informatie en te weinig kennis. Nooit geroepen: “Ik krijg zoveel mails, maar wat ik echt moet weten, moet ik nog gaan vragen.”?

Gelukkig, kan je steeds betere filters maken. Door die filters  wordt je aandacht gespaard van een berg zaken die niet relevant zijn, maar dan nog blijft er veel informatie over. In ieder geval is dat bij mij zo. Maar naast email-verslaafd ben ik ook een informatiejunkie.

Als je dit leest ben je ook door het informatievirus gebeten en/of je bent fan van ExtraTijd. Dikke merci daarvoor.

Heb jij ook ontelbare documenten, schriftjes en harde schijven vol met informatie?

Informatie georganiseerd

Je informatie verzamelen en organiseren is ook een todo die je effectiever wil gaan doen. Met zo weinig mogelijk tijd en energie je informatie georganiseerd houden, is een fantastisch idee.

Ja, maar hoe dan?

Informatiesnelheid

Door de snelheid van en de hoeveelheid digitale informatie die we op ons bord krijgen, zijn de tools en de processen die we gebruiken belangrijker dan ooit.

Ja, ik ben daar weer met mijn Russische poppetjes.

Waarom, wat en hoe.  Het drieluik waar ik blijf op hameren.

Waarom

Wanneer je ooit al gezocht hebt naar informatie en nog eens naar dezelfde informatie weet je wel waarom je beter wil worden in het managen van je informatie. Je wil je beperkte middelen beter beheren. Dat is de bestaansreden van deze site. Je tijd, energie, aandacht en centen beter gaan beheren. (T.E.A.M.®– weet je wel)

Wat

Zonder een goed proces verdrink je in je informatie.

Het proces bestaat uit drie stappen. En laat me dit illustreren met een artikel dat je leest op een website. Stel je leest dit artikel op de website ExtraTijd.

Stap 1. Verzamelen

Je vindt dit artikel interessant  en wil daar iets mee doen. Ja, op één of andere manier zal je dat moeten verzamelen.
Wat doe je dan? Kopieer je de link naar een document of kopieer je de tekst naar een word document of..

Stap 2. Verrijken en organiseren

Je leest het artikel en je wil er voor jezelf notities aan toevoegen. Je wil een aantal tips proberen maar wil eerst nog wat extra informatie vinden en aan dit artikel koppelen.

Stap 3. Delen (met anderen of jezelf)

Informatie die je niet herbekijkt of niet deelt is enkel informatie. Het kan maar wijsheid worden wanneer je het gaat delen met jezelf of anderen.

Hoe

Er zijn een paar tools die je als individu kan gebruiken. In grotere organisaties zijn er altijd wel informatie systemen voor interne informatieverspreiding, maar als kenniswerker in zo’n organisatie heb je altijd informatie die niet in zo’n systeem past.

Er zijn twee grote systemen beschikbaar Evernote en OneNote voor de individuele gebruiker.
Ik ben na een jarenlange flirt met Evernote een aantal jaren geleden OneNote van Microsoft gaan gebruiken. Ik ben overgeschakeld omwille van een paar redenen :

1. Evernote veranderde het uitzicht van de tool te dikwijls naar mijn zin. Ik liep een paar keer verloren en snapte de tool niet zo goed meer.
2. Ze veranderden hun businessmodel en ik had het gevoel dat ik meer moest betalen voor minder.
3. Samenwerken met anderen in Evernote vond ik altijd al gedoe. Het voelde niet intuïtief genoeg aan.
4. Ik begon opnieuw meer en meer in een windowsomgeving te werken.
5. OneNote werd beschikbaar voor bijna alle platformen

Eén van de reden waarom ik nog zolang gewerkt heb met Evernote is omdat het alternatief uit Redmond kwam. En omdat ik lange tijd alleen in het Apple – kamp gezeten heb. Dat was onterecht, want OneNote is een pareltje voor de organisatie van je informatie.

OneNote is zoals een Zwitsers zakmes dat nu een belangrijk onderdeel uitmaakt van mijn productiviteits-eco systeem.

Het best kan je OneNote vergelijken met je kast waarin je klasseurs en schriftjes in bewaard. En in die schriftjes en klasseurs zit je informatie heel erg netjes georganiseerd.
Ik gebruik OneNote voor een aantal toepassingen en omdat het een makkelijk aanpasbare tool is, ontdek ik steeds meer mogelijke toepassingen.

Hieronder vind je 2 toepassingen van de 15 die ik momenteel gebruik.

1. Als digitaal verzamelschriftje

Voordat ik  OneNote gebruikte, had ik bijna altijd mijn Moleskine-achtige schriftjes bij. Daarin verzamelde ik chronologisch informatie.  Je kent dat wel je schrijft een datum en begint die dag inzichten, ideeën, droedels, todo’s,  … te verzamelen.  Voor de schriftjes schreef ik al die dingen op van alles en nog wat. Losse papieren, het maakte niet uit. Ik kan je vertellen dat een verzamelschriftje hebben, vooruitgang was ten opzichte van los verzamelmateriaal.

Het grote voordeel van de schriftjes is dat je je informatie chronologisch georganiseerd hebt. Stel dat je wil weten, wat er op een bepaalde meeting in 2015 besproken werd. Je kan het schriftje van desbetreffende periode opzoeken en je notities van die dag opsnorren.  Een nadeel is dat er momenten zijn dat je de informatie uit een meeting ook bij het desbetreffende dossier zou willen krijgen.  Kopiëren of overtypen zijn dan de enige mogelijkheden. En dat is zo’n dwaas werk.

Ik heb mijn analoge schriftjes vervangen door een Notebook In OneNote.  De naam die ik gebruik is Notities – chronologisch

Dit notebook heeft een aantal Tabs:  Lopende Maand, Read Later, WIP (work in progress)

Alle nieuw verzamelde informatie zit tijdelijk in het Notebook: Notities -chronolisch.

Je kan dit notebook zowat beschouwen als mijn inbox in OneNote. Pagina’s in dit Noteboek worden op een bepaald moment gedelete of verrijkt en in een ander notebook georganiseerd.

Lopende maand

In deze tab lopende maand maak ik voor elke dag een nieuwe pagina (vb 2 september)

Deze pagina ‘2 september’ heeft een aantal subpagina’s : dat kan je zien door het v-symbool.  Die subpagina’s zijn in dit specifieke geval: twee meetings die elke hun eigen subpagina gekregen hebben. Ik gebruik deze manier omdat me dat de mogelijkheid geeft om, wanneer ik het wens, de notities van mijn meeting naar een Notebook met daarin de gegevens van een vergadering te kopieren.

Op die manier houd je heel makkelijk je notities chronologisch en georganiseerd bij je project.

Ik gebruik de verschillende ‘dag’ -pagina’s ook als mijn journal.

Wanneer de maand voorbij lees ik al mijn journal entries na en verhuist de tab naar een notebook van dat jaar.  Ik hou die allemaal, net zoals mijn schriftjes vroeger.

Read – later

In deze tab clip ik informatie of stuur ik alle emails die ik informatief wil lezen. Wanneer je op het net informatie vindt die je achteraf wil lezen of bewerken, dan kan je in de meest gebruikte browsers wel een een tool installeren die het mogelijk maakt om de webpagina helemaal of deels te importeren in je onenote.

En vanuit de tab ‘read later’ kan je deze informatie deleten als ze toch niet zo interessant blijk te zijn. Je hebt de mogelijkheid om de informatie te verrijken en te organiseren in een van je andere notebooks.

WIP – Work in progress

In de tab “Work in Progress”  werk ik bijvoorbeeld aan een stukje tekst. Het werk dat ik voor die tekst doe zit in een pagina.

Ik gebruik nog zelden Word om teksten te maken. Vanuit OneNote is het heel makkelijk om naar bvb Word te exporteren en in Word de layout wat aan te passen of het word document door te sturen.

Het overgrote deel van mijn emails starten ook in OneNote. Er is een supermakkelijke feature die een pagina onmiddellijk omzet in een email.  Zie de tips

2. Als samenwerkingstool

OneNote is ook makkelijk te gebruiken als een samenwerkingstool.Voor onze memento21-podcast gebruiken Steven en ik een OneNotebook.In dat boek doen we afzonderlijk en soms samen de brainstorm van de volgende afleveringen. Alle nuttige informatie organiseren we in Tabs, pagina’s en subpagina’s.

We delen deze OneNote ook met Erno die voor de technische ondersteuning zorgt. Erno heeft in dit boek ‘lees’ rechten, maar geen ‘schrijf’ rechten. Indien je het nuttig zou vinden kan je bepaalde tabs beveiligen met een paswoord. Ikzelf doe dat niet. Ofwel kan je alle info zien ofwel niet.

Drie tips die super zijn in OneNote

1.Volledig scherm

Hoe meer afleidingen op je scherm, hoe meer energie dit neemt. Minder afleidingen, meer mogelijkheid tot concentreren. Is één van de metaprincipes die we in ExtraTijd hanteren.In de rechterbovenhoek van je OneNote heb je pijl waarmee je een scherm krijgt waarin het aantal afleidingen substantieel verminderd werd.

Wil je de commando’s uit het lint bovenaan nog kunnen gebruiken dan kan je opnieuw op het pijltje drukken of je kan de toets Alt indrukken.

Dan krijg je bovenaan het lint opnieuw te zien. Je kan via de muis of getoonde nummertjes de commando’s aansturen.

Ook de rechtermuisklik werkt in het volledige schermbeeld.

De rechtermuisklik geeft trouwens  in Windows en alle office toepassingen een contextueel menu. Afhankelijk waar je de rechterklik gebruikt krijg je een ander menu te zien. Dat werkt dus ook in Outlook, Word, Excel en meestal ook in Third parties software. Bvb mijn Mindmanger software heeft deze handigheid ook.

2. Mailen vanuit een pagina

Het is bijzonder handig wanneer een tekstje klaar is, dat je dat kan mailen zonder een copy/paste te moeten van je tekst in een email.Op de Home-tab van de Ribbon in OneNote zit het commando Email Page.

OneNote doet de copy/paste van de tekst voor je in de body van een email.

Daarna voeg je bestemmelingen toe.

Onderaan wordt een extra regel geplakt door OneNote. Je kan die regel aanpassen, maar je kan er ‘spijtig’ genoeg geen html -code aan toevoegen.

3.Link met outlook

Indien je jouw betrouwbare systeem bouwt in Outlook kan je items uit je OneNote tonen in je lijsten in Outlook.Je zet een vlagje aan de todo , en door dit vlagje krijg je dat item te zien in de Todo List in outlook.

Wanneer je jouw todo lijst organiseert op zoals we je in Master Your Mailbox tonen, dan kan je de aangevinkte todo (1) slepen naar de gewenste categorie. Vanuit Outlook kan je via de link (2) in de body van de taak naar de exacte locatie van je todo in OneNote springen.