Hoeveel programma’s heb je op je computer om jezelf te organiseren? Of hoeveel apps op je smartphone om lijstjes te maken? Massa’s.

Die software noemen we task managers. En er zijn er honderden, met allemaal verschillende opties en in alle mogelijke prijscategorieën. Maar heb je alleen de tools, en geen methode? Dan los je je probleem niet op.

Perfecte tool

Hoe fijn zou het zijn om een tool te hebben waarmee je je kunt concentreren wanneer dat nodig is?

En stel je eens voor dat het updaten van die tool je heel weinig tijd kost. Of dat je het zelfs leuk vindt om dat te doen.

Eén tool

Het zou natuurlijk nog fijner zijn als we zo’n tool helemaal niet nodig hebben. Als ons brein ons automatisch op het gepaste moment zegt: “Dit is nu de meest strategische actie om je tijd, energie en aandacht optimaal te gebruiken.”

Maar je brein doet dat niet. Hoe vaak zat je al in de auto toen je dacht: “Shit, dat ben ik vergeten deze namiddag”?

En dus gaan we noodgedwongen op zoek naar een tool die ‘het herinneren’ overneemt van ons brein. Maar we vinden hem niet.

Waarom niet? We zoeken één productiviteitstool. En dat doet ons de das om. Want wat we nodig hebben, is een productiviteits-ecosysteem.

Ecosysteem

Een ecosysteem bestaat uit verschillende subsystemen die op elkaar inwerken. Zoals in de natuur.

Ook je productiviteitsecosysteem bestaat uit een aantal subsystemen, met elk hun eigen doel. Maar hoe bouw je dat op?

Hou rekening met de vier stappen om jezelf beter te organiseren:

1. je potentiële werk verzamelen
2. lijstjes opstellen
3. je prioriteiten bepalen
4. doen

Je eigen elegante productiviteit ecosysteem bestaat uit tools die deze vier stappen ondersteunen.

Ik vind het fijn om die tools zelf bij elkaar te hacken. En voor alle duidelijkheid: lowtech of hightech maakt niet uit. Het enige wat telt, is dat ze werken voor jou.

1. Je potentiële werk verzamelen

Je hebt meerdere verzameltools nodig om gemakkelijk altijd en overal te kunnen verzamelen.

Enkele tools gebruik je waarschijnlijk al, zoals je inbox en je voicemail. Die duwen potentieel werk naar jou toe.

Daarnaast zijn er ook waarmee je zelf potentieel werk verzamelt. Je hoort bijvoorbeeld van iemand een schitterend idee, waarmee je (misschien) nog iets wilt doen.

Waar sla je dat op? In een schriftje? Een Post-it? Een mail?

Maak voor jezelf een overzicht van je verzameltools en bepaal hoe vaak je die verzamelpunten leegmaakt om de inhoud toe te voegen aan één van je vijf lijsten.

2. Lijstjes opstellen

Checkte je je verzameltools? Dan voeg je de inhoud toe aan een van de vijf lijsten van de Master Your Todo list-methode:

1.Agenda
2.Actielijst voor deze week
3.Wachten Op
4.Masterlijst
5.Incubatielijst

Hoe je bepaalt welk project waar terechtkomt? Gebruik de determineertabel die je vindt in het artikel over de mythe van OHIO.

Welke tool gebruik jij om je lijstjes te bewaren?

Ikzelf heb graag dat mijn agenda en mijn actielijst voor deze week in dezelfde tool zitten. In de lege ruimte van mijn kalender voer ik acties uit van mijn actielijst.

Mijn tool – Microsoft Outlook – biedt gelukkig deze mogelijkheid.

Er zijn ook andere tools op de markt. Zoek maar eens via Google op ‘task managers’. Het levert je een 100-tal concrete resultaten op.

Welke tool bij jou past? Dat bepaal je zelf. Het stukje vereisten van een goeie management tool helpt je om te kiezen.

3. Je prioriteiten bepalen

Je Masterlijst bevat het overzicht van je taken en projecten die je al startte: grote en kleine projecten.

Je hebt die lijst nodig om je prioriteiten voor de volgende week te bepalen, tijdens je ideale-week-moment.

En hoe bepaal je de prioriteiten binnen een project? Met een projectmanagementtool.

Voor de kleinere projecten en taken heb je dat niet nodig. Een herinnering volstaat normaal gezien.

Bij de grotere projecten kan je brein het overzicht niet altijd bewaren. En daarvoor gebruik je dus een externe tool.

Mijn voorkeur gaat uit naar mindmapping-software zoals MindManager. In de toekomst ga ik als experiment een aantal projecten beheren met OneNote. Want dat Microsoft-programma  integreert mooi met Outlook.

4. Doen

Om je projecten ook echt uit te voeren, zijn er niet echt tools. Je moet het gewoon … doen. Maar er bestaan wel programma’s die je helpen. Bijvoorbeeld bij je timing en je accountability.

1. Tijdtools

Stel: je moet om 10 uur naar een vergadering. En het is nu 9 uur. Wat gebruik je om zeker op tijd te vertrekken?

Laat je het aan je brein over? Dan gaat je aandacht dikwijls naar de klok. Of je komt te laat op je meeting.

Ik stel daarom altijd mijn iPhone in als wekker.

2. Accountabilitytools

Wat gebruik je om jezelf accountable (verantwoordelijk, betrouwbaar) te houden?

Tools die automatisch je gedrag registreren zijn het handigst, want het kost je geen moeite om data te verzamelen.
Test eens RescueTime. Die tool registreert je online gedrag. Het maakt je bewust van waar je tijd hebt gespendeerd.

Eén van mijn accountability tools is Habit List. Dat geeft mij een overzicht van de gewoonten die ik wil aanleren of aanhouden. Het enige nadeel? Deze tool werkt niet autonoom: ik moet zelf registreren wat ik gedaan heb, en dat maakt het arbeidsintensiever.

In de toekomst zul je door wearables (denk aan de verschillende smartwatches) nog meer informatie over je gedrag kunnen krijgen.