Zullen we efkes zoomen?
Ik vind Zoom of Teams meetings geweldig. We kennen allemaal de voordelen. Geen verplaatsingen meer. Online meetings starten veel meer op het afgesproken tijdstip. Maar er is ook een Dark Side aan al die online meetings.
Zoom moeheid
Een dag gevuld met fysieke meetings is minder vermoeiend ten opzichte van diezelfde meetings online.
Met als gevolg een meeting kater. Nee, een meeting tijger is iets anders.
Er zijn een aantal oorzaken waarom online meetings meer van je beperkte middelen kosten.
Zoveel mogelijk meewerken met je natuur is een algemeen principe voor meer effectiviteit en contentement. Met onze menselijke en individuele natuur.
Wat zijn de oorzaken voor het verschil tussen online en offline meetings.
1. Visuele overload
Er zijn een heleboel extra signalen in een Zoom meeting die je brein te verwerken krijgt. Alle non verbale communicatie van alle deelnemers komt op ons af. In een fysieke meeting is dat veel minder straight in your face. Het verwerken van die signalen kost je een extra deel van je beperkte middelen.
2. Veel meer oogcontact
Sprekers en trainers weten dat na een keynote of een workshop dat het hernieuwen van hun energie belangrijk is. Na een workshop zijn superzware mentale taken niet meer zo makkelijk uit te voeren.
In een online meeting hebben we zelfs als niet-spreker een heleboel ogen op ons gericht. Niet echt, maar het lijkt wel zo. En dat kost ons energie
3. Jezelf constant zien is vermoeiend
We zijn zelf ook te zien in een van de vierkantjes. Ook voor onszelf. We worden bewust van onszelf. Die feedback verwerken kost onze mentale energie.
4. Minder beweging
Automatisch zitten we voor het scherm. Steeds in dezelfde box.
De fysieke verplaatsing van de ene naar de andere meeting werd vervangen door een klik.
Bewegen is belangrijk voor het vernieuwen van je energie.
5. Cognitieve overload
Onze non verbale communicatie is anders in een online meeting. Duimen omhoog, zwaaien met de armen. We vergroten onze communicatie uit wanneer we akkoord of niet akkoord zijn. Er zijn veel meer signalen in een online meeting.
Met al gevolg dat er veel meer ruis is. Ruis in de communicatie die we moeten filteren om het signaal te vinden.
Wanneer we online meetings vanuit huis doen, is er een deel van onze aandacht die gaat naar wat zou er allemaal kunnen gebeuren. Komen mijn kinderen onverwachts binnen of…?
Er is een verschil tussen hoe we geluid en beeld verwerken in een fysieke meeting en een online meeting. Ons brein heeft meer werk om geluid en beeld te synchroniseren dan in een online meeting.
6. Eye Strain is groter
Schermwerk is vermoeiender voor onze ogen. We focussen ons op iets dat dichtbij ons staat en onze oogspieren staan meer onder spanning.
In een fysieke meeting is er meer mogelijkheid om een wijdere blik te hebben.
7. Kans op Serendipiteit verkleint
Serendipiteit. Je vindt iets waar je niet op zoek was. Je krijgt toevallig een inzicht. Dat geeft een boost in je dopamine.
In online meetings zijn er geen spontane gesprekken die kunnen leiden tot serendipiteit.
8. Taak2 wordt niet meer bij default opgenomen
We doen altijd twee taken.
Taak1: de taak die uitgevoerd moet worden.
Taak 2: de verbinding tussen de deelnemers.
In fysieke meetings gebeurt taak2 bijna automatisch.
Verbindingen met anderen stimuleert je motivatie.
Niet lullig doen, ontkennen dat Zoom fatigue alleen in ons hoofd zit, is ronduit verkeerd.
We kunnen het effect van Zoom Fatigue verminderen. Maar online meetings vragen meer energie dan hun fysieke tegenhanger. De reistijd die niet nodig is gebruiken als ruimte om je energie opnieuw op te laden is een noodzaak.
Verminderen Zoom Fatigue.
1. Verminder cognitieve belasting
Een deel van je meeting kan zonder camera. Een op één meetings kunnen via de telefoon. Dat deden we vroeger ook. Wanneer je telefoneert met iemand kan je ook rondlopen. Draadloze oortjes met noise-cancelling zijn geweldig voor je fysieke en mentale energie.
2. Turn Self view off.
Zoom heeft een functie waar je jezelf weghaalt uit de tegeltjes. In Teams lukt dat niet via het programma. Een post-it biedt soelaas.
3. Verklein het zoom venster. (Half of kwart van je scherm – gebruik de Windows toets en de pijltjes naar links, rechts, boven onder)
4. Gebruik een stand up desk of een walking desk.
Geef anderen ook toestemming om te bewegen. Een aantal verwandelingen in plaats van vergaderingen.
5. Gebruik de 20-20-20 regel.
Elke 20 minuten kijk je 20 seconden weg van het scherm. Je kijkt naar iets dat zes meter verstaat. (20 feet)
Niet alleen belangrijk tijdens online meetings. Ook tijdens je andere schermwerk.
6. Zorg voor een B.R.E.A.K.aa
Balance & Renew, your Energy and Attention to Kick ass again.
7. Ijsbrekers en breakouts
Gebruik ijsbrekers en break out rooms om deelnemers ruimte te geven om Taak2 te doen en Serendipiteit te faciliteren?
Een van de ijsbrekers die we bij Momentum vaak gebruiken: Wat is het boek dat je nu aan het lezen bent? Geen lezer? Wat is het boek dat een impact op je had?
Professor Jeremy Bailenson onderzocht Zoom Fatigue. Hij heeft vier oorzaken en een viertal oplossingen waaruit je kan ze kiezen
