Papier: zegen of vloek?

door | habit change, proces, tools

Heb jij ook zo’n gevoel dat papier tegelijkertijd een zegen en een vloek is?

Het is een zegen omdat het je de vrijheid geeft om het als een leeg canvas te gebruiken. Het biedt je een start. Ik heb er nood aan want schrijven doet me nadenken.

Papier helpt ook om beloftes te onthouden en je hoofd leeg te maken.

Bovendien, wat is er fijner dan een papier weg te gooien omdat je gedaan hebt wat je moet doen? Hoe leuk is het niet om iets op het papier te doorstrepen of af te vinken als ‘done’?

Maar papier heeft ook nadelen:

  • Waar bewaar je al die papieren zodat je het juiste document daarna nog gemakkelijk terugvindt?
  • Hoe zorg je ervoor dat de stapels papier niet al je aandacht opslorpen?
  • Hoe kopieer je ideeën en to-do’s die je op papier neerschreef?
  • Hoe corrigeer je de notities zonder dat het een warrig boeltje wordt?
  • Waar zijn de papieren als je ze nodig hebt? Juist, op een plek waar jij op dat moment niet bent.

Papierloos door het leven gaan

In het verleden trachtte ik al een aantal keer om voor papierloos te gaan. Yep. Je leest het goed, tot nu is me dat nog niet echt gelukt.

Misschien droom je zoals ik van een leven zonder papier maar wel met de voordelen van papier.

Dus, volgende poging. Op zoek naar iets dat de flexibiliteit van papier en de doorzoekbaarheid van het digitale combineert.

Papierberg zonder controle

Waar liep het in het verleden fout? Nu ik erover nadenk, maakte ik bij mijn eerdere pogingen om te kiezen voor papierloos een aantal fouten, vooral op vlak van de ‘wat’ en de ‘hoe’.

  • Fout 1: Ik zocht naar tools maar ik had geen goed proces.
  • Fout 2: ik vertrok van het idee: het is het één of het ander. Eén of nul, alles of niets.

Bovendien stuitte ik op een technisch probleem: een scanner bij me hebben.

Papier of geen papier

Je weet dat alles wat langer duurt dan één week en meerdere acties telt een project op je masterlijst of je incubatielijst is. Het verschil tussen deze twee lijsten: is het actief of niet? Wanneer het actief is, krijgt het ook acties.

Papierloos worden, stond de voorbije jaren meerdere keren op mijn lijsten.

Alles of niks

Het is een motto waar ikzelf nogal behoorlijk wat last van heb. Ik moet het goed (perfect) kunnen doen of ik doe het niet. Deze denkwijze laat ik liever los want op die manier ga ik niet over tot actie. Integendeel, in veel gevallen start ik gewoon niet.

Het project ‘papierloos’ op mijn masterlijst is er niet met de intentie om al het papier onmiddellijk te bannen. Het is een project met vooruitgang, niet met perfectie. Opschuiven naar de rechterkant in de Bell Curve kan je het ook noemen. Mijn finishlijn voor dit project: 90% van mijn papiergebruik digitaal maken. En dit tegen eind januari.
Mijn accountant wringt nog wat tegen. Hij wil alles graag op papier.

Waarom?

De vraag is: ‘waarom wil je van analoog naar digitaal gaan? Waarom wil je je analoge schriftje vervangen door een digitaal schriftje?’.

Zeven redenen waarom jij kiest voor digitaal:

  1. Digitaal is bijna overal aanwezig. Het is makkelijk om alles bij je te hebben.
  2. Papierloos gaan, belooft je extra tijd. Je hebt evenveel zoekwerk maar je computer kan dat veel sneller dan jij.
  3. Er is minder fysieke ruimte nodig voor je papierberg.
  4. Digitaal vermindert de fysieke wanorde. Wanorde heeft de neiging om uit te breiden. En onbewust vreet wanorde aan mijn mentale energie.
  5. Minder papier, zou beter zijn voor de natuur. Ik zet ‘zou’ omdat ik daar geen zicht op heb. Beter voor het bos, hoor ik als argument.
  6. Digitale kopieën maken, is makkelijker. Of ze ook beter te beveiligen zijn, durf ik na het lezen van het boek Future Crimes niet meer te zeggen
  7. OCR: Optical Character Recognition is steeds beter geworden. De meeste digitale tools zoeken ook in gescande documenten.

Wat & Hoe

  1. Verzamelen: je bent ergens op één of andere locatie en je belooft iemand iets? Je moet het onthouden, dus je wil het noteren. Hoe vermijd je dan het papier? Hoe verzamel je digitaal al die notities en krabbels?
    • Onderweg
      Mijn smartphone heb ik meestal bij mij. Ik heb 2 apps waarmee ik verzamel.
      – Captio: voor ideeën & to-do’s. Deze gaan via regels in Outlook rechtstreeks naar één van mijn vier lijsten.
      – Office Lens: een gratis app van Microsoft waarmee ik documenten, foto’s van whiteboards naar OneNote stuur. In OneNote heb ik een notitieblok waarin ik al die gescande documenten tijdelijk plaats om ze daarna te organiseren.
      Ik verzamel via mijn telefoon niet in mijn telefoon.
    • Aan de pc
      Ik gebruik een notitieblok in OneNote. Dit blok noemt Day One. Day One is één van de mooiste journaling apps die ik meer dan een jaar gebruikte.Mijn blok Day One in OneNote is mijn journal plus mijn verzamelboekje geworden. Georganiseerd per dag. Hierdoor zijn mijn notities veel makkelijker doorzoekbaar.
  1. Verwerken – processen
    OneNote is een n verzamelplaats geworden, ter vervanging van mijn schriftje.
  2. Scannen
    Ik ga nu niet al mijn oude spullen inscannen. Dat is te veel werk. Ik maakte een aantal dozen met documenten die ik wil/moet houden en die gaan op zolder.Ik heb een scanner maar ik gebruik deze enkel wanneer ik meerdere bladzijden moet inscannen. Meestal gebruik ik mijn smartphone als scanner. Office Lens maakt makkelijk een scan van een document.
  3. Back-up
    Heb je wel een back-up nodig? Dat is net zoals een verzekering. Je hebt het niet nodig tot het te laat is.Of je maakt gebruik van een externe harde schijf of je gebruikt een web service (Dropbox, Onedrive..). Of je verzekert je dubbel.Ikzelf gebruik een mix tussen Dropbox en Onedrive. Een klein project op mijn incubatielijst is om duidelijkheid te scheppen wanneer ik wat gebruik.Ik heb voor OneDrive gekozen omdat Microsoft een betrouwbare partner is.

Tools

  1. Mijn smartphone:
    dient om documenten te digitaliseren, ideeën en beloftes te verzamelen. Ik gebruik mijn iPhone ook om on the spot de mogelijkheid te krijgen om een aantal documenten te consulteren.
  2. Mijn computer
    Momenteel werk ik met een Surface Pro 3. Ik maakte de switch van enkel Apple Producten naar een mix Microsoft en Apple. De Surface biedt mij het grote voordeel dat ik met een pen kan schrijven in bijvoorbeeld OneNote.Schrijven zet me aan tot denken.
  3. Scanner
    Scansnap 1100 . Een scanner is handig, maar niet echt nodig. De iPhone of iPad kan makkelijk 99% van mijn scanvolume aan.

Aanpak om papierloos te gaan

  • Ik noteer wanneer ik papier gebruik. Uiteraard doe ik dit digitaal.
  • De grootste brok waar ik zelf iets kon aan doen waren mijn schriftje(s) waarin ik verzamelde. Een structuur maken in OneNote bracht de oplossing voor dit analoge verzamelen.
  • De meeste boeken die ik lees, lees ik op mijn Kindle. Of ik beluister ze via Audible. De boeken die ik extreem goed vind, koop ik nog steeds op papier. Ik heb natuurlijk ook het fysieke boek nodig wanneer ik het laat signeren door de auteur.

Toekomst

Fysieke snailmail die de postbode me brengt en waarvoor ik nog verdere actie moet ondernemen, zal ik inscannen via iPhone of Scansnap. Ik hoop dat er in de toekomst een dienst komt die dit voor mij zal digitaliseren.