Je weet dat je een systeem/tool (hoe) en methodiek/systematiek (wat) nodig hebt om je prioriteiten te maken en te bewaken.
Je ondervond ook al dat je snel in een ‘reactive mode’ terecht komt als je het eerder aan het toeval of aan je onderbewuste overlaat.
Ik ben er zeker van dat wanneer je teveel aan je hoofd hebt, je belangrijke zaken vergeet.
In de auto schiet het je te binnen dat je Jan beloofde om vandaag nog te bellen. Knal vergeten! Ah, wat zal Jan weer van je denken?
Herkenbaar, niet?
Dringende zaken vergeten we niet makkelijk want die wegen zwaarder door in ons werkgeheugen.
Maar dringend en belangrijk vechten beiden om onze beperkte middelen.
En ondertussen weet je al dat je hoofd dat gevecht verliest.
Eenvoudig versus complex
Niks fijner dan dat ons hoofd zowel onze methodiek als ons systeem kon zijn. Dat we al dat denkwerk en het bewaken van die prioriteiten overlaten aan ons brein.
Stel je voor dat je brein zeer eenvoudig detecteert: “dit is het belangrijkste en deze prioriteit moet ik bewaken”. Ons hoofd als dé tool om op te vertrouwen in het uitvoeren van het belangrijkste.
Stel je voor dat je je doelen kon realiseren zonder dat het extra inspanningen kost.
Man, man, ik zou in de rij staan om dat te hebben. En ik vrees dat het een lange rij wordt want we zitten allemaal in hetzelfde schuitje.
Complexe context
Ons brein is helaas niet geëvolueerd/gemaakt voor ons kenniswerk. En we merken: hoe complexer de omgeving, hoe complexer de context, hoe groter de uitdaging om de belangrijkste zaken af te werken.
Toen onze breinen (ja, we hebben meerdere breinen) ontstonden was het belangrijkste en het dringendste hetzelfde.
Overleven was de enige prioriteit. Eten of gegeten worden.
Dat is de reden waarom we zoveel moeite hebben om het belangrijkste te beschermen. Onze breinen zijn daar niet goed in.
Volkomen normaal dus wanneer we in de complexe tijd waarin we leven moeite hebben om het belangrijkste te detecteren en te bewaken. Tenminste, als we geen aangepaste methodiek vinden. Het is normaal dat onze aandacht continu verdeeld wordt en dat onze ‘vaardigheid’ om ons te concentreren afneemt als onze wereld complexer wordt.
Complexiteit de baas
Eigenlijk is het dus vreemd als je geconcentreerd aan je prioriteiten werkt. Dit is niet normaal.
In dit geval ben ik graag ‘niet normaal’. Alleen, het zou wel fijner zijn als dit ‘niet normaal’ wat gemakkelijker gaat.
Wanneer je doet wat iedereen doet, krijg je de resultaten die iedereen heeft. Soms is dat voldoende en soms ook niet.
Soms hoor ik in een workshop of een presentatie dat iemand onze methodiek niet eenvoudig genoeg vindt.
En ik snap dat wel. Ik had ook liever één lijst. Het is een goede instelling om te onderzoeken of een complex systeem niet eenvoudiger kan. Mijn functie was vroeger werkvereenvoudiger en later afdelingschef werkvereenvoudiging. En eens werkvereenvoudiger, altijd werkvereenvoudiger.
Onze methode bestaat uit vier lijsten en een kalender. En die vier lijsten en de kalender vormen samen je betrouwbaar systeem.
Het systeem geeft je feedback zodat je de volgende week beter omgaat met je beperkte middelen. Een systeem dus, dat je helpt om je prioriteiten te detecteren en te bewaken.
Je kan je ook organiseren met één lijst. Ik deed dit ook in het verleden. En dat werkte.
Weet je waarom?
Omdat mijn context toen eenvoudiger was. Toen ik studeerde, had ik slechts mijn kalender nodig. Toen ik mijn legerdienst deed, had ik slechts een kalender nodig.
Maar sindsdien is mijn context, mijn wereld complexer geworden.
Het ziet er niet naar uit dat de toekomst minder complex wordt. Het aantal e-mails stijgt elk jaar. Het aantal manieren/wegen waardoor er werk op mijn bordje belandt, wordt steeds groter.
Als ik alleen een kalender wil gebruiken om mezelf te managen dan moet ik eerst mijn wereld vereenvoudigen. Mijn opa had zelfs geen kalender nodig om zichzelf te managen.
Sommige mensen kiezen nu om slechts met één lijst te werken. Dat kan. Ze volgen op dit moment die weg en passen hun wereld ernaar aan.
Wanneer je wereld complexer wordt, moet je methodiek gelijke tred houden met de complexiteit van je wereld.
Hé? Dat is de reden waarom het afschaffen en vereenvoudigen op de eerste twee plaatsen staan in de 9 domeinen. Daarom ook dat we strategieën bedenken om meer te doen met onze beperkte middelen. De cirkel is rond want uiteindelijk is het doel om minder complexe systemen te moeten opzetten om je wereld te organiseren.
Denk je vooral visueel? Dan helpt het onderstaande schema jou.
Op de horizontale as heb je de complexiteit van je context. Op de verticale as staat de complexiteit van je oplossing.
Wanneer je oplossing te complex is voor de context, lijkt het alsof je een muis wil doden met een kanon (de blauwe zone).
Het gevolg is dat je meer middelen gebruikt dan nodig. Een slecht beheer dus van je beperkte middelen.
In de rode zone is je oplossing te simpel om de complexiteit van je wereld te vatten. Je probeert een olifant te doden met een vliegenmepper.
Sorry voor de vergelijking, dierenvrienden en/of boeddhisten.
De witte zone is waar je complexe wereld en je oplossing gelijke tred aanhouden. Dit is uiteraard de beste zone om je wereld te organiseren.
En daarom bevat onze methodiek vier lijsten en een kalender zodat we onze vier beperkte middelen kunnen optimaliseren en maximaliseren. En we geleidelijk aan die complexe wereld beter onder controle krijgen
Opgelet, de volgorde van de kalender en de vier lijsten heeft belang:
- Kalender: hiermee bepaal je je capaciteit van die week en plan je wat je moet doen. Het zijn sowieso acties die je zal doen. Het nogmaals bedenken of je deze items wel of niet gaat doen, voegt geen waarde meer toe.
- Actielijst voor deze week: ik streef ernaar dat deze lijst tegen het einde van mijn week leeg is. Het is een mix van enkelvoudige acties en een reeks acties die projecten vooruitbrengen.
- Wachten-op-lijst: een overzicht van acties waarbij je wacht op info of initiatief van anderen om daarna weer zelf aan de slag te kunnen.
- Masterlijst: de projecten en taken die je opstartte maar die nog niet klaar zijn. Je vindt hiervoor acties op je actielijst en/of kalender terug.
- Incubatielijst: alles wat je tijdens die week nog niet opstart.
