Dat ene superbelangrijke dat de meesten vergeten, tot het te laat is.

Merkte je ook al op dat sommigen altijd ‘zen’ zijn terwijl jij holt van het ene naar het andere en maar net genoeg of meestal te weinig tijd hebt?

Zelfs na het opvolgen van de raad van een heleboel productiviteitsexperten en na het lezen van tientallen timemanagement boeken, blijft het dweilen met de kraan open.

Nochtans implementeerde je al heel wat. Maar het lijkt een loopband die je steeds sneller laat lopen.

Alle extra tijd die je wint, wordt ingevuld. Meestal met zaken die je niet brengen waar je heen wil. Je belandde in het kwadrant van harder werken en meer succes.

Ja, je voelt het. Dit is geen duurzame strategie.

De brug tussen productiviteit en effectiviteit

De rechter bovenkwadrant. Daar wil je in terecht komen want dan sla je de brug tussen productief zijn en effectief zijn.

Door niet alleen hard te werken maar door ook slim te werken, krijg je extra tijd voor wat voor jou belangrijk is.

Keuze voor het dringende

Aan onze productiviteit werken, beschouwen we zelden als dringend. Maar het is wel superbelangrijk.

Helaas, ons brein ziet het anders. Op dat vlak saboteert het ons. Meestal legt ons brein enkel de focus op dringende zaken en niet op de zaken die wel superbelangrijk zijn maar niet zo dringend. Wanneer we, door te weinig mentale energie, geen weerstand kunnen bieden aan de nood voor ‘instant gratification’, zijn we weliswaar productief maar werken we niet aan onze productiviteit.

Hierdoor krijgt je effectiviteit steeds minder aandacht en grijpen we sneller naar de dringende maar minder belangrijke zaken.

Snelheid en richting

Ken je het enige, grote geheim om in het rechter kwadrant te komen?

Het geheim is nu (dagelijks, deze week) acties doen die je in de toekomst Tijd, Energie, Aandacht en Money opbrengen. Dit is stap twee van onze vijf eenvoudige principes om je to-do lijst onder controle te houden.

Tijd hebben en vooruitgang boeken. Dat is de reden waarom er een brug moet zijn tussen productiviteit en effectiviteit. Moeilijk, want we bouwen aan de brug terwijl we erop lopen.

Als kenniswerker is effectiever worden één van je rollen/verantwoordelijkheden om in het rechter bovenkwadrant terecht te komen.
Werken aan je effectiviteit is een continue opdracht. Nog een reden waarom het niet zo makkelijk is om er structureel mee bezig te zijn.

Of behoor je tot de groep kenniswerkers waarbij effectiviteit je structureel werk is?

Je weet dat ik in het verleden werkvereenvoudiger en verantwoordelijke werkvereenvoudiging was bij Colruyt. Dit is nog steeds de mooiste jobtitel die ik ooit hoorde. Vereenvoudigen, structureren en optimaliseren van fysieke processen, dat was mijn job. Werkvereenvoudiging is een functie die er structureel voor zorgt dat er extra capaciteit gecreëerd wordt. Extra capaciteit om mee de groei te kunnen opvangen.

Als je als kenniswerker meer impact wil, dan behoort werken aan je effectiviteit OOK structureel tot je werk.

Ja, sorry, dat is inderdaad een essentieel onderdeel van je werk. Je bent alleen maar vrijgesteld als je een persoonlijke werkvereenvoudiger hebt.

Ondernemers en werknemers, vooral diegene die interesse hebben in persoonlijke effectiviteit, hebben een groot aantal overeenkomsten. Zeker door de evolutie van het kenniswerk. Eén van de boeken die me heel hard hielp om een betere ondernemer te worden is de e-myth van Michael Gerber. Denk je eraan om de stap naar het ondernemerschap te zetten, dan raad ik je dit boek aan.

Eén van de uitspraken: “je moet niet alleen in je bedrijf werken maar ook aan je bedrijf”. Niet het ene of het andere maar beiden. Als je deze opdracht niet opbreekt in behapbare stukjes, dan is de uitvoering knap lastig.

Om de brug te maken tussen productief en effectief zijn, zijn er twee stappen

1. Snelheid

Dat betekent met minder inspanning verder geraken.

2. Richting

Waar wil je heen.

Specifiek in deze volgorde want ik geloof niet in het allereerst zoeken van je passie of de richting waarheen je wil. Ik geloof wel in dingen doen. Door te doen vind je wat je graag doet en ontdek je waar je kan bijdragen. Ik hou nogal van de aanpak van Cal Newport.

Meer snelheid

Meer snelheid haal je niet door harder te werken. Maar door projecten te doen (= Masterlijst) die je in de toekomst extra Tijd, Energie, Aandacht en Money leveren.

Deze negen domeinen geven je inspiratie om projecten op je masterlijst te zetten die je T.E.A.M. opbrengen:

1. Afschaffen
2. Minder doen
3. Batchen
4. Vereenvoudigen
5. Systematiseren
6. Automatiseren
7. Delegeren
8. Outsourcen
9. Mindfull multitasking

Je vindt ze in meer detail op mijn blog: 9 domeinen om extra tijd te winnen.

Duidelijke richting

Ik krijg het meestal op mijn heupen van de zweverige uitspraak: “Volg je passie en alles komt goed”. Het lijkt alsof dit alleen de noodzakelijke voorwaarde is om te kunnen starten. En wat als je het niet weet of als je door meerdere dingen gepassioneerd bent?

Natuurlijk helpt het als je weet waar je heen wil, om er ook sneller te geraken. Dat ontken ik niet. Maar het is zeker geen noodzakelijke voorwaarde om te starten.

Wel integendeel.

Het is meestal door te starten dat je inzicht helderder wordt. Voortschrijdend inzicht noemt mijn maat Ramon dat. Het betekent dat je bijstuurt volgens de acties die je deed.

Werken aan je effectiviteit

Werken aan je effectiviteit en dus actie ondernemen die je in de toekomst extra tijd opbrengt, is ook een taak op je lijstjes.

En dat allemaal terwijl het operatieve blijft draaien en ook al het andere werk gedaan moet worden.

Dan Sullivan noemt dit ‘process work’ en ‘project work’. Operatief blijven, is proceswerk. Meer snelheid en duidelijker richting bepalen, is projectwerk. Volgens Dan zijn er weinig mensen die de beiden tegelijk kunnen. In zijn ervaring switchen slechts tien percent van de mensen makkelijk van de ene rol naar de andere. In ieder geval, je hebt ze beiden nodig.