Eindeloze todo lijsten
De meeste deelnemers aan de T.E.A.M. Fixers programma’s hebben een haat/liefde verhouding met hun todo lijst.
Hun lijsten geven hen overzicht, gevoel van controle. Maar ze worden altijd maar langer en raken niet meer leeg.
Worden jouw lijsten ook langer tijdens de week?
Er komen meer zaken bij dan dat je kan afstrepen. Het is dweilen met de kraan open. Water naar de zee dragen.
Je wordt er soms een beetje moedeloos van.
Lege Lijst
Hoe zalig zou het zijn om op het einde van je week een lege lijst te hebben.
Het gevoel te hebben dat je week klaar is. Dat niks meer moet. Dat gevoel is onbetaalbaar.
En het is makkelijker te krijgen dan je denkt.
Mixed lijst
De meeste kenniswerkers maken drie fouten bij hun todolijst.
- Ze verzamelen nieuwe opdrachten op hun todo lijst
- Ze hebben geen idee van hun beschikbare capaciteit.
- Alles staat door mekaar op hun todo lijst
En daardoor wordt hun todo lijst elke week langer en langer. En de goesting om er mee te werken wordt kleiner en kleiner.
Gesloten lijst
De Master Your Todo list methodiek is gebaseerd op de idee dat wanneer je als kenniswerker optimaal wil werken, je geconcentreerd moet zijn.
Hoe meer je geconcentreerd bent, hoe minder tijd je kenniswerk nodig heeft. En hoe minder tijd je nodig hebt voor je werk, hoe meer tijd je over hebt voor de andere passies.
Om je te kunnen concentreren heb je overzicht nodig over wat je kan doen. Geen lijst waar je nog moet over nadenken, maar onmiddellijk in actie kunnen schieten.
Het denken en het doen van elkaar scheiden is een hefboom voor je productiviteit.
Je Todo lijst valt uiteen in vier lijsten en een kalender
- Je kalender
- Je actielijst voor deze week
- Je masterlijst
- Je wachten op lijst
- Je incubatielijst
Geef jezelf een nieuwe start door elke week Tabula Rasa te doen in je actielijst voor deze week.
Stap 1. Herfilter alles wat nog op je actielijst van deze week staat, wanneer je je week beëindigt
Elk item dat nog op je actielijst staat vertelt je iets.
Is het item te groot om te starten?
Wat is je weerstand om te starten?
Staat het op de verkeerde lijst? Is het eerder een incubatie item dan een actie item?
Eén van de deelnemers aan de Master Your Todo list rapporteerde, dat zij elke week de actielijst op het einde van de week helemaal leeg maakt. Ook al zijn de items niet gedaan. Dat is echt tabula rasa.
Het is voor haar normaal dat ze een item dat ze net schrapte, in andere bewoordingen opnieuw op de lijst zet. Herwerkt en opnieuw overdacht.
Stap 2. Weet dat je tijd volgende week beperkt is
Geen prioriteit zonder capaciteit.
Als je genoeg tijd hebt om alles te doen wat je wil doen, hoef je alleen maar de volgorde van de zaken te bepalen. Wanneer je te weinig tijd hebt om alles te doen, moet je ook gaan kiezen welke items je wil doen.
Ga je capaciteit beter in de gaten houden, anders zet je teveel items op je actielijst.
Stap 3. Start je week met jezelf feedback en feedforward te geven
Eén moment in de week zorg je voor een feedback op de voorbije periode. Op hetzelfde moment geef je ook feedforward aan jezelf.
Trek hiervoor wekelijks 1 uur uit. Gedurende dat uur ga je je week voorbereiden, zodat je met een nieuwe lei kan beginnen. Kies een moment dat je fit bent en helder kan denken. Ikzelf doe dit steevast op zondagvoormiddag, nadat ik gaan joggen ben.
Stap 4. Breek de grote projecten die op je Masterlijst staan in kleine doenbare stukken
Indien je die stukken deze week wil doen, zet deze acties op je actielijst voor deze week. Hou je capaciteit in de gaten. Meer plannen dan je echt capaciteit hebt, maakt je lijst te groot en onhaalbaar. Bovendien zijn grote lijsten moeilijker om uit te kiezen.
Ook de kleinere taken op je Masterlijst moet je verkleinen tot doenbare acties. Uit het item op je lijst moet je direct kunnen opmaken wat je precies zal doen.
Dus in plaats van bijvoorbeeld te schrijven: een boek lezen, noteer je “Schaarste hoe gebrek aan geld en tijd ons denken beïnvloedt” pagina 10 tot 20 lezen.
Stap 5. Schat je ad hoc beter in
Wanneer er interactie is met andere personen bestaat de kans dat er ad hoc op je bord komt te liggen. Elke email die vandaag in je inbox valt en waar je op reageert is ad hoc. Je kon dat niet voorzien en toch dien je er capaciteit aan te spenderen.
Ad hoc is geen extra capaciteit. Wanneer je je week start zonder ruimte voor ad hoc, dan ga je langer/meer werken om toch maar alles gedaan te krijgen.
Tracht een beter zicht te krijgen op je ad hoc. Dit kan je doen door een tijdje te tijdschrijven.
Stap 6. Verminder je ad hoc
Wanneer iets drie maal voorkomt is dat geen ad hoc meer. Op dat moment zet je op je Masterlijst of Incubatielijst een project om die specifieke ad hoc te verminderen.
