1. Eliminer
N’utilisez plus le temps pour des choses qui ne vous (r)apportent rien, c’est une des façons les plus puissantes pour générer un bonus temps. Malheureusement, ceci n’est pas toujours évident étant donné que nous tenons à nos habitudes. Cela nous coûte de l’énergie de ne plus faire des choses qu’on faisait jusqu’à présent.
Dire non n’est pas non plus chose facile, et certainement pas si vous avez beaucoup de centres d’intérêt.
Parcourez votre journée : quelles sont les parties qui n’apportent pas de valeur ? Eliminez-les le plus vite possible !
2. Faire moins
Solution moins drastique qu’éliminer. Quelles sont les choses que vous faites plusieurs fois par jour, par semaine ou par mois ? N’est-il pas possible d’en diminuer la fréquence ?
La réunion ou le briefing hebdomadaire peut peut-être ne se tenir qu’une semaine sur deux et vous gagnez 30 minutes.
Vous connaissez la règle 80/20 : il y a une différence proportionnelle entre input et output. L’application de cette règle veut que 20 % des informations sont à l’origine de 80 % de nos connaissances pertinentes ou encore que 80 % du bénéfice réalisé est le fruit de 20 % du travail. Utilisez cette règle pour analyser vos tâches répétitives et pour les diminuer.
3. Regrouper
Exécutez des tâches semblables ensembles, pas simultanément, mais l’une après l’autre. Procéder de cette manière augmente la vitesse d’exécution, parce qu’il ne faut pas redémarrer à chaque instant.
Il est, par exemple, beaucoup moins efficient d’aller chez votre collègue ou votre chef à chaque fois que vous avez une question que de les noter et de les poser une fois par jour.
Il en est de même avec l’écriture et la mise en forme d’un texte : il est beaucoup plus productif d’écrire l’ensemble du texte d’abord et de le mettre en forme après que de passer paragraphe par paragraphe ou pire encore : phrase par phrase…
Ne vérifiez donc pas 60 fois par jour la boite de réception de votre compte mail : deux à trois fois seront largement suffisants !
4. Simplifier
Tout ce que vous faites a un input et un output. Entre départ et arrivée des deux, il y a le processus pour passer de l’un à l’autre. Avoir un processus est un élément essentiel de la méthode T.E.A.M. Management Company.
Vous pouvez intervenir de trois manières sur votre processus pour générer un BonusTemps :
- Simplifiez le output, c’est-à-dire ne mettez pas la barre trop haute. Il est important de se limiter au départ pour éviter le piège du perfectionnisme.
- Simplifiez le input : existe-t-il une possibilité d’atteindre le même – voire un meilleur résultat – avec moins de moyens ?
- Simplifiez le processus, c’est à dire passez chaque étape en revue et vérifiez si elles ont une valeur ajoutée – sinon, éliminez-les.
5. Systématiser
Vous pouvez gagner du temps en créant une approche systématique pour les tâches que vous devez faire à plusieurs reprises.
Des check-lists sont l’outil parfait dans une telle démarche étant donné qu’elles aident à surveiller et optimaliser l’exécution du processus.
C’est ainsi qu’une place bien déterminée pour vos clefs vous économise du temps de recherche : c’est une façon de systématiser !
6. Automatiser
Automatiser un processus systématisé peut vous apporter beaucoup de temps supplémentaire. Attention : automatiser quelque chose qui n’est pas encore simplifié et systématisé ne vous procure aucun bénéfice, bien au contraire.
Automatiser de la misère vous donne de la misère automatisée.
Une facturation automatique est un exemple courant pour un processus dont l’automatisation engendre un gain de temps considérable.
La magie des « text-expanders » permet de faire apparaître dans une fraction de secondes de longs passages de textes dans votre document.
7. Déléguer
Déléguer des tâches ou des projets entiers à des collaborateurs ou des membres de votre ménage vous permet de dégager un bonus temps.
Il est possible de déléguer le « COMMENT » et/ou le « QUOI ». Pour des nouveaux collègues, vous déléguez les deux : du temps gagné pour eux et pour vous. N’hésitez pas à utiliser des check-lists dans ce contexte.
La plupart du temps, nous commençons à déléguer quand nous avons franchi une limite : si nous voulons faire autre chose, il faut déléguer pour gagner en capacité. Taco Oosterkamp propose de procéder autrement :
- Déterminez votre coût horaire
- Evaluez la relation entre la tâche que vous effectuez et ce coût horaire
- Déléguez la tâche si la relation entre coût et tâche connaît un fort déséquilibre
Un(e) assistant(e) peut vous débarrasser d’une partie de travail et, si ce processus est systématisé, les deux parties y trouveront leur compte.
8. Outsourcing
Déléguez en dehors de votre équipe…
Le nombre de travailleurs à la recherche de contrats freelance est en croissance constante. Free Agent Nation est une réalité pour le monde occidental.
Cette solution est idéale pour des compétences que vous n’avez pas et que vous ne voulez pas nécessairement vous procurer. Si vous n’êtes par exemple pas un as du design, il est sans doute préférable de déléguer le lay-out de votre site web à un spécialiste : au bout du compte, cela coûtera moins cher et le résultat sera meilleur.
9. Travailler plus rapidement
En travaillant plus dur et plus rapidement, vous ne risquez pas grand-chose.
Personnellement, je suis content d’avoir appris à lire plus rapidement. Une formation d’une demi-journée m’a amené d’une vitesse de 250 mots à une vitesse de 750 mots. Faites le calcul ce que cela représente pour un livre de 55000 mots !
Dactylographier et lire plus vite sont deux compétences qui méritent un investissement.
BONUS. Multitasking
Vous me connaissez : je suis un fervent défendeur du « une chose à la fois, avec un maximum de concentration », mais il existe tout de même des activités faciles à combiner :
- tondre la pelouse et écouter un livre parlé
- se déplacer en transport en commun et lire
- attendre le début d’un meeting et écrire un mail
- …
Vous connaissez d’autres moyens de gagner du temps ? Alors écrivez-nous un mail !
