Veel deelnemers aan de workshop ‘Master Your Todo – list’ willen ook extra tijd creëren. Ook jij bent op zoek naar extra tijd. Het arsenaal tips om tijd te creëeren is onder te verdelen in negen domeinen.
1. Afschaffen
Je tijd niet meer gebruiken voor dingen die jou niks opbrengen. Eén van de krachtigste domeinen om extra tijd te krijgen. En toch is dit één van de moeilijkste oplossingen. We zijn gewoontebeesten en dan is dingen niet meer doen niet evident. Het kost energie om je gewoonten te veranderen.
Nee zeggen is niet zo makkelijk. Zeker niet wanneer je een groot interessegebied hebt. Dat maakt dat focus houden niet zo evident is voor je. (Vier maal Ja tegen nee zeggen)
Een doel, een plan hebben, zal je helpen. Je stelt grenzen, en dankzij grenzen wordt het makkelijk om nee te zeggen.
Bekijk je dag en zoek de onderdelen die geen waarde toevoegen. Elimineer deze delen.
2. Minder doen
Niet zo drastisch als afschaffen. Welke zaken doe je meerdere keren per dag, week of maand? Kan je de frequentie voor die zaken verkleinen?
Die wekelijkse vergadering kan ook tweewekelijks. Opnieuw dertig minuten extra tijd per week gevonden.
Je kent de tachtig/twintig regel. Er is een proportioneel verschil tussen input en output. Twintig percent van je informatie zorgt voor tachtig percent van je inzichten. Je kan minder informatie gaan consumeren en weinig aan output verliezen. De tachtig/twintig regel geldt voor zowat alles. Gebruik hem om de frequentie van taken te verminderen.
3. Batchen
Soortgelijke taken samen uitvoeren. Niet tegelijkertijd maar één na één. De snelheid waarmee je deze taken uitvoert wordt groter. Tien soortgelijke taken verspreidt over je dag of je week uitvoeren, nemen meer tijd dan wanneer je éénmaal alle tien de taken na mekaar uitvoert.
Ga geen vijf keer per dag aan je baas vragen stellen. Schrijf ze op en ga één keer per dag alle vragen stellen.
Schrijven en formatten tegelijkertijd is veel minder productief dan eerst schrijven en daarna je tekst te formatten. Sommige schrijvers hebben een programma zoals bijvoorbeeld Ia – writter waarbij format functionaliteiten beperkt zijn. Het formatten gebeurt dan in een andere applicatie.
Ga geen zestig keer per dag naar je inbox om nieuwe berichten te checken. Twee of drie keer volstaat om binnen de vier uur al je nieuwe berichten gezien te hebben.
4. Vereenvoudigen
Alles wat je doet heeft input en output. Wat daartussen zit is het proces om van je input naar je output te raken. Een proces hebben is een essentieel onderdeel van de extratijd methode.
Je kan op deze drie punten ingrijpen en daardoor extra tijd creëeren.
Vereenvoudig je output. Dit is mogelijk door de lat lager te leggen. Wanneer is goed, goed genoeg? Sommige toeters en bellen zijn niet nodig. Grenzen stellen zal je ook in dit geval helpen.
Vereenvoudig je input. Kan je met minder informatie hetzelfde resultaat halen?
Vereenvoudig je proces. Bekijk alle stappen die je doet en vraag je af of ze wel waarde toevoegen. Indien ze geen waarde toevoegen haal ze dan uit je aanpak.
5. Systematiseren
Je kan tijd winnen door een systematische aanpak op te stellen voor taken die je veelvuldig dient te doen.
Checklisten zijn daarvoor een geschikte tool. Daardoor kan je het proces bewaken en optimaliseren.
Wat is je systematiek voor het verwerken van je input. Gebruik jij daarvoor ook al dit schema?
Je sleutels steeds op dezelfde plaats achterlaten zal je zoektijd besparen. Dit is ook een vorm van systematiseren.
6. Automatiseren
Een systematisch proces automatiseren kan je veel tijd opbrengen.
Iets automatiseren alvorens je het vereenvoudigt en gesystematiseerd hebt geeft je geen winst. Een ongecontroleerd proces automatiseren brengt je verder weg van tijdswinst.
Miserie Automatiseren geeft geautomatiseerde miserie
Automatisch factureren scheelt een hoop werk en tijd.
De magie van textexpanders zorgt dat automatisch grote gedeelten tekst in je document verschijnen.
7. Delegeren
Taken of projecten delegeren aan medewerkers of huisgenoten bezorgt je extra tijd.
Je kan zowel het wat als het hoe delegeren. Bij nieuwe mensen delegeer je beiden. Dat bezorgt hen en jou extra tijd. Je kan je checklist hiervoor gebruiken.
Veelal gedelegeer je als je een grens bereikt hebt. Je hebt geen extra tijd meer en wil nog meer doen. En dan geef je taken door. Een aanpak die je onder andere van Taco Oosterkamp kan leren is je waarde per uur afwegen ten op zichte van de waarde van de taak die je nu doet. Wanneer jouw waarde veel hoger is dan de waarde van wat je nu doet, is dat een signaal dat je meer dient te delegeren.
Een assistent(e) kan je werk uit handen nemen. Wanneer dit werk gesystematiseerd is, is het plezierig voor beiden.
8. Outsourcen
Delegeren buiten jouw team.
Het aantal freelancers in Vlaanderen en Nederland zit in de lift. We zijn daarmee geen uitzondering. Free Agent Nation is een realiteit voor een deel van de Westerse wereldbevolking.
Competenties die je niet hebt, dien je ofwel te verwerven ofwel uit te besteden.
Wanneer je design competenties niet spectaculair zijn, dan is het beter je layout en webdesign uit te besteden. Het zal minder tijd kosten en een beter resultaat hebben.
9. Sneller werken
Met harder en sneller werken is niks verkeerd.
Ik ben heel blij dat ik geleerd heb om sneller te lezen. Een workshop van een halve dag bracht mijn leessnelheid van 250 woorden naar 750 woorden. Reken maar na hoeveel extratijd dit scheelt wanneer je een boek van 55000 woorden zal lezen.
Sneller typen en lezen zijn twee vaardigheden die wel een investering waard zijn.
Extra Mindfull Multitasken
Je kent me wel, ik ben nogal voor één taak tegelijkertijd. Er zijn wel momenten waarop je kan multitasken. Het gras afrijden en naar die nieuwe cd luisteren, is perfect mogelijk.
Wanneer een meeting te laat begint, doe je ook andere dingen. Wat is je systematische aanpak als je dient te wachten?
Je reistijd met het openbaar vervoer is extratijd wanneer je voorbereid bent om te werken vanuit je lijstjes.
